Guía del usuario de Goooy

Tu guía completa para usar Goooy: correo, calendario, contactos, tareas, notas, chat, archivos, videorreuniones y edición de documentos en vivo, todo tras un único inicio de sesión.

Goooy es una suite de groupware: un único lugar para todo lo que un equipo necesita para comunicarse y colaborar. Si has usado Outlook en la web o Microsoft 365, Goooy te resultará familiar de inmediato: una barra de suite en la parte superior, una barra vertical de aplicaciones en el borde izquierdo y la aplicación actual ocupando el resto de la pantalla. Esta guía recorre cada aplicación desde el punto de vista de un usuario en su día a día.

• ¿Nuevo en Goooy? Empieza por Primeros pasos.
• ¿Buscas algo concreto? Ve directamente a Correo, Calendario, Contactos, Tareas, Notas, Chat, Archivos, Reuniones u Office.
• ¿Configuras una aplicación de móvil o de escritorio? Consulta Conecta tus dispositivos.

Primeros pasos

Iniciar sesión

Abre Goooy en tu navegador e inicia sesión con tu dirección de correo y tu contraseña. Tu dirección es tu correo completo (por ejemplo, you@yourcompany.com), la misma dirección que usarás para el correo, las invitaciones de calendario y la conexión de aplicaciones nativas.

Si tu organización utiliza inicio de sesión único (SSO), es posible que se te redirija al proveedor de identidad de tu empresa (el mismo inicio de sesión que usas para otras aplicaciones corporativas). Después de autenticarte allí, vuelves a Goooy con la sesión ya iniciada, sin necesidad de una contraseña de Goooy aparte.

Tu sesión permanece iniciada en ese navegador y se renueva de forma silenciosa en segundo plano, de modo que no se te expulsará a mitad de una tarea. Usa Cerrar sesión en la barra de suite para terminar la sesión en un ordenador compartido.

Autenticación de dos factores (2FA)

Puedes proteger tu cuenta con un código de un solo uso basado en tiempo generado por una aplicación de autenticación (Google Authenticator, 1Password, Authy y similares).

1. Abre tu perfil o los ajustes de seguridad y elige Configurar la autenticación de dos factores.
2. Escanea el código QR con tu aplicación de autenticación.
3. Introduce el código de 6 dígitos que muestra para confirmar.
4. Guarda tus códigos de recuperación en un lugar seguro. Solo se muestran una vez y te permiten volver a entrar si pierdes el teléfono.

A partir de entonces, al iniciar sesión se te pedirá tu contraseña y luego el código de 6 dígitos actual. Si tu organización exige 2FA, Goooy te guiará por esta configuración la primera vez que inicies sesión y no te dejará entrar en la aplicación hasta que la completes.

Cómo orientarte

• Barra de suite (arriba): búsqueda, el menú de tu cuenta, cerrar sesión.
• Barra de aplicaciones (izquierda): cambia entre Correo, Calendario, Contactos, Tareas, Notas, Chat, Archivos, Reuniones y Office. La aplicación en la que te encuentras aparece resaltada.
• Área principal: la aplicación actual. La mayoría de las aplicaciones usan un diseño de lista y detalle. Selecciona algo a la izquierda y velo a la derecha.

Correo

El Correo de Goooy es un cliente de correo web completo con un diseño clásico de tres paneles: la lista de carpetas, la lista de mensajes y el panel de lectura.

Leer el correo

• Elige una carpeta (Bandeja de entrada, Enviados, Borradores, Correo no deseado, Archivo, Papelera o cualquier carpeta que hayas creado) para ver sus mensajes.
• Haz clic en un mensaje para leerlo en el panel de lectura. Goooy muestra el remitente, los destinatarios, la fecha, el cuerpo del mensaje y los archivos adjuntos.
• El correo en HTML se depura por seguridad antes de mostrarse. Se eliminan los scripts de seguimiento y el marcado peligroso, de modo que abrir un mensaje no puede ejecutar nada malicioso. Las imágenes remotas se tratan de forma conservadora para proteger tu privacidad.

Redactar, responder y reenviar

• Nuevo mensaje abre el editor. Añade destinatarios en Para / Cc / Cco, un asunto y tu mensaje, y luego pulsa Enviar.
• Responder, Responder a todos y Reenviar están disponibles en cada mensaje abierto y mantienen citado el hilo original.
• Adjunta archivos desde tu ordenador. Los archivos adjuntos se almacenan de forma segura y viajan con el mensaje.
• ¿No has terminado? Tu trabajo se guarda en Borradores para que puedas retomarlo más tarde.

Organizar tu bandeja de entrada

• Mueve mensajes entre carpetas o crea tus propias carpetas para archivar cosas. (Algunas carpetas conocidas (Bandeja de entrada, Enviados, Borradores, Correo no deseado, Papelera) están protegidas para que no se puedan renombrar ni eliminar por accidente).
• Marca con una bandera los mensajes importantes y márcalos como leídos o no leídos.
• Archivar saca un mensaje de la Bandeja de entrada sin eliminarlo. Sigue siendo totalmente localizable mediante búsqueda.
• Eliminar mueve un mensaje a la Papelera.

Búsqueda

La búsqueda de texto completo encuentra mensajes por remitente, asunto o cualquier cosa del cuerpo. Úsala desde el cuadro de búsqueda para desenterrar en segundos aquel correo de hace meses.

Correo no deseado y spam

El correo entrante se puntúa automáticamente en busca de spam al llegar, y el que probablemente sea no deseado se archiva en tu carpeta Correo no deseado para mantenerlo fuera de la Bandeja de entrada. Si algo legítimo acaba en Correo no deseado, muévelo de nuevo a la Bandeja de entrada; si se cuela algo no deseado, muévelo a Correo no deseado.

Convertir un correo en una tarea

Consulta «Correo → tarea» en Tareas. Cualquier mensaje puede convertirse en una tarea pendiente en un solo paso, de modo que una acción nunca se pierda en tu bandeja de entrada.

Calendario

La aplicación Calendario muestra tu agenda en una vista de mes con un editor de eventos para crear y modificar eventos.

Crear y editar eventos

• Haz clic en un día (o en Nuevo evento) para crear uno. Dale un título, una hora de inicio y de fin, una ubicación opcional y notas.
• Abre cualquier evento existente para editarlo o eliminarlo.

Eventos recurrentes

Goooy admite reglas de recurrencia completas (el mismo estándar RRULE de iCalendar que usan Outlook y Google Calendar): diaria, semanal, mensual, anual, «cada segundo martes», etc. Configúralo una vez y la serie rellena tu calendario automáticamente.

Invitar a personas y disponibilidad

• Añade asistentes a un evento y quedarán invitados.
• Los asistentes pueden responder (aceptar / rechazar / provisional) y verás sus respuestas en el evento.
• La disponibilidad te permite ver cuándo están libres las personas antes de elegir una hora, para que no tengas que adivinar en torno a las reuniones que ya tienen.

Compartir e importar calendarios

• Exporta eventos como archivos estándar iCalendar (.ics) para compartirlos con quien quieras, o importa un .ics para incorporar eventos.
• Tu calendario también está disponible mediante CalDAV, de modo que Apple Calendar, Thunderbird y los teléfonos pueden suscribirse a él directamente. Consulta Conecta tus dispositivos.

Contactos

Una libreta de direcciones de dos paneles: tus contactos a la izquierda y los datos del contacto seleccionado a la derecha.

• Crea, edita y elimina contactos con nombres, varias direcciones de correo y números de teléfono, organización y más.
• Organiza a las personas en grupos.
• Busca en todos tus contactos.
• Importa y exporta vCards (.vcf) para incorporar y extraer contactos, o para hacer una copia de seguridad de ellos.
• La Lista global de direcciones (GAL) es el directorio compartido de tu organización. Encuentra los datos de contacto de cualquier colega sin tener que añadirlos tú mismo.
• Los contactos se sincronizan con teléfonos y aplicaciones de escritorio mediante CardDAV (consulta Conecta tus dispositivos).

Tareas

Lleva el control de todo lo que tienes que hacer, con tanta o tan poca estructura como quieras.

• Cada tarea tiene un estado, una prioridad, un porcentaje completado y una fecha de vencimiento opcional.
• Las tareas recurrentes avanzan automáticamente a su siguiente aparición cuando las completas, perfectas para «enviar el parte de horas cada viernes».

Desde un correo

Convierte cualquier correo en una tarea en un solo paso («correo → tarea»). La tarea conserva un enlace al mensaje original, de modo que el contexto nunca se pierde. Es la forma más rápida de asegurarte de que una acción enterrada en tu bandeja de entrada realmente se lleve a cabo.

Notas

Las notas son notas adhesivas rápidas y de colores para las cosas que no encajan en ningún otro sitio: un número de teléfono, una idea, un fragmento de texto. Crea una nota, dale un color para mantenerlo todo ordenado visualmente y estará ahí cuando la necesites.

Chat

Mensajería en tiempo real para tu equipo, integrada directamente en la suite.

• Mensajes directos para conversaciones individuales y canales de grupo para equipos o temas.
• Ve quién está en línea (presencia) y cuándo alguien está escribiendo.
• Se conserva todo el historial de mensajes, para que puedas retroceder o buscar lo que se dijo.

Como el chat es en tiempo real, los mensajes aparecen al instante para todos los participantes en la conversación, sin necesidad de actualizar.

Archivos

Tu unidad en la nube personal y compartida, con control de versiones y uso compartido seguro.

Organizar los archivos

• Sube archivos y organízalos en carpetas.
• Mueve, renombra y elimina a medida que crece tu unidad.
• Busca para encontrar un archivo por su nombre.

Control de versiones

Cada vez que subes una copia nueva de un archivo, Goooy conserva automáticamente las versiones anteriores. Si necesitas volver a un borrador anterior, ahí está el historial.

Compartir con personas ajenas a Goooy

Crea un enlace público para compartir cualquier archivo y enviárselo a alguien que no tenga una cuenta de Goooy. Para tener control, puedes:

• Proteger el enlace con una contraseña.
• Establecer una fecha de caducidad para que el enlace deje de funcionar pasado un tiempo.

Comentarios

Deja comentarios en los archivos para comentarlos con tus colaboradores sin enviar un correo aparte.

Consejo: Los documentos de Office también viven en tu unidad de Archivos. Consulta Office.

Pide una firma

Haz clic derecho en un PDF y elige Solicitar firmas para enviarlo a firmar. Añade a quienes firman por su dirección de correo (no necesitan cuenta en Goooy), escribe un mensaje breve y decide si firman en paralelo o en un orden fijo.

Cada firmante recibe un enlace privado, revisa el documento en el navegador y firma dibujando o escribiendo. Cuando firma la última persona, Goooy estampa todas las firmas en el PDF, añade un certificado de finalización con quién firmó, cuándo y desde dónde, y guarda la copia final en tu disco como ” (firmado).pdf”. Archivos ▸ Firmas muestra lo que has enviado y lo que espera por ti, con botones para recordar o anular.

Soporte

Si tu equipo atiende una dirección compartida como support@, info@ o ventas@, la app Soporte convierte ese buzón compartido en una cola. Por debajo sigue siendo el mismo buzón, así que todo lo que ya haces con él sigue funcionando.

Tickets

Cada mensaje entrante se convierte en un ticket con una clave como TCK-42, una persona responsable, un estado y una prioridad. Al abrirlo ves la conversación completa, los tickets anteriores de ese cliente y el historial de quién cambió qué.

• Asigna el ticket a ti o a un compañero y aparecerá en su cola.
• El estado pasa por abierto, pendiente y resuelto; los tickets sin movimiento se cierran solos si la cola está configurada así.
• Las etiquetas agrupan tickets por producto, cliente o lo que uses para ordenar.

Responder sin pisarse

Mientras tienes un ticket abierto, todos los que lo están mirando te ven ahí, y tú los ves a ellos. Si un compañero empieza a escribir una respuesta, te enteras antes de enviar una segunda respuesta al mismo cliente.

Las respuestas predefinidas son plantillas compartidas: eliges una, ajustas los detalles y envías. Tu respuesta sale desde la dirección compartida con la clave del ticket en el asunto, así la contestación del cliente vuelve al mismo ticket en lugar de abrir uno nuevo.

Niveles de servicio

Cada cola tiene un objetivo de primera respuesta y otro de resolución medidos en horas laborables, de modo que un ticket que llega el viernes por la tarde no llega tarde el lunes por la mañana. Los tickets cerca de su objetivo se resaltan y un incumplimiento queda registrado en el historial del ticket.

Reuniones (videorreuniones)

Videorreuniones basadas en el navegador, sin complementos ni aplicaciones que instalar.

• Inicia o únete a una reunión directamente desde tu navegador.
• Cámara y micrófono para todos los participantes en la sala, además de pantalla compartida para presentar tu pantalla.
• Chat dentro de la reunión para enlaces y comentarios al margen.

Tu audio y vídeo viajan directamente entre los participantes siempre que es posible (de igual a igual), lo que mantiene las llamadas rápidas y privadas. El servidor de Goooy solo ayuda a que los participantes se encuentren; no se interpone en medio de tu contenido multimedia.

Las reuniones funcionan mejor en un navegador de escritorio moderno. Para redes más grandes o complicadas, tu administrador puede configurar servidores de retransmisión para que las llamadas se conecten de forma fiable incluso detrás de cortafuegos estrictos.

Office (documentos y hojas de cálculo)

Crea y coedita documentos y hojas de cálculo en equipo, en vivo, en tu navegador. Veréis los cambios de los demás según se escriben, sin conflictos del tipo «¿quién tiene el archivo abierto?».

Puedes trabajar con documentos de Office de dos maneras, ambas sobre el mismo archivo subyacente:

1. En tu navegador (predeterminado): el editor en tiempo real integrado de Goooy. Abre un documento o una hoja de cálculo y empieza a escribir; todos los que editan ven los cambios al instante y tu trabajo se guarda automáticamente. Las hojas de cálculo admiten fórmulas en vivo (incluidas referencias entre hojas), varias hojas, formato condicional, «dar formato como tabla», filtros y gráficos.
2. Word y Excel nativos (si están habilitados): abre un documento directamente en el Microsoft Word o Excel de escritorio que ya tienes instalado, edítalo allí y guárdalo de nuevo directamente en Goooy.

Los documentos se importan y exportan en formatos estándar (los mismos formatos .docx / .xlsx y OpenDocument que usan otras suites ofimáticas), de modo que nada queda bloqueado.

Los documentos de Office se almacenan en tu unidad de Archivos, por lo que tienen control de versiones y se pueden compartir como cualquier otro archivo.

Conecta tus dispositivos

Goooy habla los protocolos estándar que tus aplicaciones de móvil y de escritorio ya conocen, así que no tienes que vivir en el navegador. Las direcciones de servidor exactas de tu organización te las proporciona tu administrador (o se rellenan automáticamente; consulta Configuración automática más abajo), pero esto es lo que usa cada aplicación.

Configuración automática (Autodiscover / autoconfig)

Muchos clientes pueden configurarse solo con tu dirección de correo y tu contraseña:

• Outlook y las aplicaciones de correo para móvil usan Autodiscover.
• Thunderbird usa autoconfig.

Introduce tu dirección de correo y tu contraseña, y el cliente obtiene los ajustes correctos por ti. Si un cliente te pide una configuración manual, usa los protocolos que se indican a continuación.

Correo (IMAP / POP3 / SMTP)

Cuando tu organización ejecuta el servidor de correo completo, puedes usar cualquier aplicación de correo (Apple Mail, Outlook, Thunderbird o el correo integrado de tu teléfono) con IMAP estándar (o POP3) para recibir y SMTP para enviar. Inicia sesión con tu dirección de correo completa y tu contraseña de Goooy.

Calendario (CalDAV) y Contactos (CardDAV)

• Añade tu calendario a Apple Calendar, Thunderbird o tu teléfono mediante CalDAV.
• Añade tu libreta de direcciones mediante CardDAV.

Ambos usan tu dirección de correo y tu contraseña, y se sincronizan en ambos sentidos. Los cambios que hagas en tu teléfono aparecen en Goooy y viceversa.

Teléfonos (Exchange ActiveSync)

Goooy admite Exchange ActiveSync (EAS) para correo, calendario y contactos móviles en una sola cuenta. En iOS, las aplicaciones integradas de Mail / Calendar / Contacts funcionan bien con una cuenta de Exchange apuntando a Goooy.

Una nota sobre la aplicación móvil de Outlook: la aplicación de Outlook para iOS/Android requiere un tipo de inicio de sesión distinto que Goooy no ofrece para ActiveSync. En iPhone/iPad, usa en su lugar la aplicación Apple Mail integrada. Se conecta a Goooy sin problemas.

Outlook nativo para Windows

Goooy también admite el Outlook para Windows de escritorio conectándose mediante su protocolo nativo, de modo que los usuarios de Windows pueden conservar el Outlook que conocen.

Consejos y buenas prácticas

• Activa la 2FA. Es lo mejor que puedes hacer para proteger tu cuenta.
• Archiva, no elimines. El correo archivado sigue siendo localizable, pero fuera de tu camino.
• Convierte un correo en una tarea en lugar de dejarlo en tu bandeja de entrada como recordatorio.
• Usa la disponibilidad antes de proponer horarios de reunión para evitar el ir y venir.
• Protege con contraseña y pon fecha de caducidad a los enlaces para compartir cuando envíes archivos fuera de la empresa.
• Coedita en lugar de enviar archivos adjuntos por correo. Abre el documento en Office y comparte el enlace; así todos tienen siempre la última versión.

Cómo obtener ayuda

Si algo no funciona (no puedes iniciar sesión, un dispositivo no se conecta o falta una función), el administrador de tu organización gestiona tu cuenta de Goooy y puede ayudarte. Puede restablecer el acceso, comprobar el registro de tu dispositivo y confirmar los ajustes del servidor para tus aplicaciones de correo, calendario y contactos.