Goooy Gebruikersgids

Uw complete gids voor het gebruik van Goooy: e-mail, agenda, contacten, taken, notities, chat, bestanden, videovergaderingen en live documentbewerking, allemaal achter één login.

Goooy is een groupware-suite: één plek voor alles wat een team nodig heeft om te communiceren en samen te werken. Hebt u Outlook op het web of Microsoft 365 gebruikt, dan voelt Goooy meteen vertrouwd: een suitebalk bovenaan, een verticale app-balk langs de linkerrand en de app waarin u werkt die de rest van het scherm vult. Deze gids loopt elke app langs vanuit het oogpunt van de dagelijkse gebruiker.

Nieuw bij Goooy? Begin met Aan de slag.
Zoekt u iets specifieks? Ga direct naar E-mail, Agenda, Contacten, Taken, Notities, Chat, Bestanden, Vergaderen of Office.
Een telefoon of desktop-app instellen? Zie Verbind uw apparaten.

Aan de slag

Inloggen

Open Goooy in uw browser en meld u aan met uw e-mailadres en wachtwoord. Uw adres is uw volledige e-mailadres (bijvoorbeeld you@yourcompany.com), hetzelfde adres dat u gebruikt voor e-mail, uw agenda-uitnodigingen en het koppelen van native apps.

Als uw organisatie single sign-on (SSO) gebruikt, wordt u mogelijk doorgestuurd naar de identity provider van uw bedrijf (dezelfde login die u voor andere bedrijfsapps gebruikt). Nadat u zich daar hebt geauthenticeerd, keert u al aangemeld terug in Goooy, zonder apart Goooy-wachtwoord.

Uw sessie blijft aangemeld in die browser en vernieuwt zichzelf stil op de achtergrond, zodat u niet midden in een taak wordt uitgelogd. Gebruik Afmelden in de suitebalk om de sessie op een gedeelde computer te beëindigen.

Tweefactorauthenticatie (2FA)

U kunt uw account beveiligen met een tijdgebaseerde eenmalige code uit een authenticator-app (Google Authenticator, 1Password, Authy en dergelijke).

Open uw profiel- / beveiligingsinstellingen en kies Tweefactorauthenticatie instellen.
Scan de QR-code met uw authenticator-app.
Voer de 6-cijferige code in die de app toont om te bevestigen.
Bewaar uw herstelcodes op een veilige plek. Ze worden maar één keer getoond en geven u weer toegang als u uw telefoon kwijtraakt.

Daarna vraagt het aanmelden om uw wachtwoord en vervolgens om de actuele 6-cijferige code. Als uw organisatie 2FA verplicht stelt, leidt Goooy u de eerste keer dat u zich aanmeldt door deze instelling en laat het u pas in de app als dit gereed is.

De weg vinden

Suitebalk (boven): zoeken, uw accountmenu, afmelden.
App-balk (links): wissel tussen E-mail, Agenda, Contacten, Taken, Notities, Chat, Bestanden, Vergaderen en Office. De app waarin u zich bevindt, is gemarkeerd.
Hoofdgebied: de huidige app. De meeste apps gebruiken een lijst-en-detailindeling. Kies iets aan de linkerkant en zie het aan de rechterkant.

Het postvak: mappen links, de berichtenlijst in het midden en het gekozen bericht rechts.

E-mail

Goooy E-mail is een volwaardige webmailclient met een klassieke indeling in drie panelen: uw mappenlijst, de berichtenlijst en het leesvenster.

E-mail lezen

Kies een map (Postvak IN, Verzonden, Concepten, Ongewenst, Archief, Prullenbak of een map die u zelf hebt gemaakt) om de berichten erin te zien.
Klik op een bericht om het in het leesvenster te lezen. Goooy toont de afzender, ontvangers, datum, de berichttekst en eventuele bijlagen.
HTML-e-mail wordt voor de veiligheid opgeschoond voordat die wordt weergegeven. Trackingscripts en gevaarlijke opmaak worden verwijderd, zodat het simpelweg openen van een bericht niets kwaadaardigs kan uitvoeren. Externe afbeeldingen worden voor uw privacy behoudend behandeld.

Opstellen, beantwoorden en doorsturen

Nieuw bericht opent de opsteller. Voeg ontvangers toe in Aan / Cc / Bcc, een onderwerp en uw bericht, en klik dan op Verzenden.
Beantwoorden, Allen beantwoorden en Doorsturen staan bij elk geopend bericht en houden het oorspronkelijke gesprek geciteerd.
Voeg bestanden van uw computer toe. Bijlagen worden veilig opgeslagen en reizen met het bericht mee.
Nog niet klaar? Uw werk wordt opgeslagen in Concepten, zodat u het later kunt oppakken.

Het opstelvenster opent over het e-mailvenster, zodat de lijst waarin je las blijft staan.

Uw postvak ordenen

Verplaats berichten tussen mappen, of maak uw eigen mappen om zaken op te bergen. (Een paar bekende mappen (Postvak IN, Verzonden, Concepten, Ongewenst, Prullenbak) zijn beschermd, zodat ze niet per ongeluk kunnen worden hernoemd of verwijderd.)
Markeer belangrijke berichten met een vlag en markeer berichten als gelezen/ongelezen.
Archiveren haalt een bericht uit het Postvak IN zonder het te verwijderen. Het blijft volledig doorzoekbaar.
Verwijderen verplaatst een bericht naar de Prullenbak.

Zoeken

Full-text zoeken vindt berichten op afzender, onderwerp of wat dan ook in de tekst. Gebruik het via het zoekvak om die ene e-mail van maanden geleden in seconden op te diepen.

Ongewenst en spam

Inkomende e-mail krijgt bij binnenkomst automatisch een spamscore, en waarschijnlijke rommel wordt in uw map Ongewenst geplaatst zodat die uit uw Postvak IN blijft. Belandt er iets legitiems in Ongewenst, verplaats het dan terug naar het Postvak IN; glipt er rommel doorheen, verplaats die dan naar Ongewenst.

Zet een e-mail om in een taak

Zie “E-mail → taak” onder Taken. Elk bericht kan in één stap een to-do worden, zodat een actiepunt nooit verloren raakt in uw postvak.

Agenda

De app Agenda toont uw planning in een maandweergave, met een afspraakeditor om afspraken te maken en te wijzigen.

De weekweergave. Lijst, Dag, Werkweek, Week en Maand liggen in het lint één klik uit elkaar.

Afspraken maken en bewerken

Klik op een dag (of op Nieuwe afspraak) om er een te maken. Geef die een titel, begin- en eindtijd, een optionele locatie en notities.
Open een bestaande afspraak om die te bewerken of te verwijderen.

Terugkerende afspraken

Goooy ondersteunt volledige herhalingsregels (dezelfde iCalendar RRULE-standaard die Outlook en Google Calendar gebruiken): dagelijks, wekelijks, maandelijks, jaarlijks, “elke tweede dinsdag”, enzovoort. Stel het één keer in en de reeks vult uw agenda automatisch.

Mensen uitnodigen en vrij/bezet

Voeg deelnemers aan een afspraak toe en ze worden uitgenodigd.
Deelnemers kunnen reageren (accepteren / weigeren / voorlopig), en u ziet hun reacties bij de afspraak.
Met vrij/bezet ziet u wanneer mensen beschikbaar zijn voordat u een tijd kiest, zodat u niet hoeft te gokken rond ieders bestaande vergaderingen.

Agenda’s delen en importeren

Exporteer afspraken als standaard iCalendar (.ics)-bestanden om met iedereen te delen, of importeer een .ics om afspraken binnen te halen.
Uw agenda is ook beschikbaar via CalDAV, zodat Apple Calendar, Thunderbird en telefoons er rechtstreeks op kunnen abonneren. Zie Verbind uw apparaten.

Contacten

Een adresboek met twee panelen: uw contacten links, de gegevens van het geselecteerde contact rechts.

Maak, bewerk en verwijder contacten met namen, meerdere e-mailadressen en telefoonnummers, organisatie en meer.
Orden mensen in groepen.
Zoek door al uw contacten.
Importeer en exporteer vCards (.vcf) om contacten in en uit te voeren, of om ze te back-uppen.
De Global Address List (GAL) is de gedeelde directory van uw organisatie. Vind de contactgegevens van elke collega zonder ze zelf te hoeven toevoegen.
Contacten synchroniseren met telefoons en desktop-apps via CardDAV (zie Verbind uw apparaten).

Een contactkaart, met e-mail en chat op één klik afstand.

Taken

Houd alles bij wat u moet doen, met zoveel of zo weinig structuur als u wilt.

Elke taak heeft een status, prioriteit, percentage voltooid en een optionele einddatum.
Terugkerende taken gaan automatisch door naar hun volgende keer wanneer u ze afrondt, perfect voor “elke vrijdag urenstaat inleveren”.

De takenlijst op datum. Afgeronde taken schuiven samen onderaan.

Vanuit een e-mail

Zet elke e-mail in één stap om in een taak (“e-mail → taak”). De taak houdt een koppeling naar het oorspronkelijke bericht, zodat de context nooit verloren gaat. Dit is de snelste manier om ervoor te zorgen dat een actie die in uw postvak verstopt zit, ook echt wordt uitgevoerd.

Notities

Notities zijn snelle, kleurrijke plaknotities voor de dingen die nergens anders thuishoren: een telefoonnummer, een idee, een stukje tekst. Maak een notitie, geef die een kleur om alles visueel geordend te houden, en ze staat er wanneer u haar nodig hebt.

Chat

Realtime berichten voor uw team, direct ingebouwd in de suite.

Directe berichten voor één-op-één-gesprekken en groepskanalen voor teams of onderwerpen.
Zie wie er online is (aanwezigheid) en wanneer iemand aan het typen is.
De volledige berichtgeschiedenis wordt bewaard, zodat u terug kunt scrollen of kunt zoeken naar wat er is gezegd.

Een kanaal: het onderwerp staat in de kop, je eigen berichten rechts.

Omdat chat realtime is, verschijnen berichten direct voor iedereen in het gesprek, zonder te hoeven vernieuwen.

Bestanden

Uw persoonlijke en gedeelde clouddrive, met versiebeheer en veilig delen.

Bestanden ordenen

Upload bestanden en orden ze in mappen.
Verplaats, hernoem en verwijder naarmate uw drive groeit.
Zoek om een bestand op naam te vinden.

Versiebeheer

Elke keer dat u een nieuwe kopie van een bestand uploadt, bewaart Goooy automatisch de vorige versies. Moet u terug naar een eerdere versie, dan is de geschiedenis er.

Delen met mensen buiten Goooy

Maak een openbare deellink voor elk bestand om naar iemand te sturen die geen Goooy-account heeft. Voor controle kunt u:

De link beschermen met een wachtwoord.
Een vervaldatum instellen zodat de link na verloop van tijd stopt met werken.

Opmerkingen

Laat opmerkingen achter bij bestanden om ze met medewerkers te bespreken zonder een aparte e-mail te sturen.

Tip: Office-documenten staan ook in uw Bestanden-drive. Zie Office.

Vraag om een handtekening

Klik met rechts op een pdf en kies Handtekeningen aanvragen om het document ter ondertekening te versturen. Voeg ondertekenaars toe met hun e-mailadres (ze hebben geen Goooy-account nodig), schrijf een kort bericht en kies of ze tegelijk of in een vaste volgorde tekenen.

Elke ondertekenaar krijgt een privélink, bekijkt het document in de browser en tekent met de muis of getypt. Zodra de laatste heeft getekend, stempelt Goooy alle handtekeningen in de pdf, voegt een certificaat van voltooiing toe met wie wanneer en vanaf waar tekende, en zet de afgeronde kopie terug in je Drive als ” (ondertekend).pdf”. Bestanden ▸ Handtekeningen laat zien wat je hebt verstuurd en wat op jou wacht, met knoppen om te herinneren of in te trekken.

Helpdesk

Beantwoordt je team een gedeeld adres als support@, info@ of verkoop@, dan maakt de app Helpdesk van die gedeelde mailbox een wachtrij. Eronder is het nog steeds dezelfde mailbox, dus alles wat je er nu mee doet blijft werken.

Een ticket in de gedeelde wachtrij. Status, behandelaar en de reactietijden staan boven het gesprek.

Tickets

Elk binnenkomend bericht wordt een ticket met een sleutel als TCK-42, een eigenaar, een status en een prioriteit. Open er een en je ziet het hele gesprek, de eerdere tickets van die klant en de geschiedenis van wie wat wijzigde.

Wijs toe aan jezelf of een collega; het verschijnt in diens wachtrij.
Status loopt van open via wachtend naar opgelost; stille tickets sluiten zichzelf als de wachtrij zo is ingesteld.
Labels groeperen tickets per product, klant of wat je maar sorteert.

Antwoorden zonder botsingen

Zolang jij een ticket open hebt, ziet iedereen die er ook naar kijkt dat jij er bent, en jij ziet hen. Begint een collega een antwoord te typen, dan weet je dat voordat je een tweede antwoord naar dezelfde klant stuurt.

Standaardantwoorden zijn gedeelde sjablonen: kies er een, pas de details aan en verstuur. Je antwoord gaat uit vanaf het gedeelde adres met de ticketsleutel in het onderwerp, zodat de reactie van de klant weer op hetzelfde ticket landt in plaats van een nieuw ticket te openen.

Servicenormen

Elke wachtrij heeft een reactie- en een oplosnorm, gemeten in kantooruren, zodat een ticket dat vrijdagavond binnenkomt maandagochtend niet al te laat is. Tickets die hun norm naderen worden gemarkeerd, en een overschrijding wordt in de geschiedenis van het ticket vastgelegd.

Vergaderen (videovergaderingen)

Videovergaderingen in de browser, zonder plug-in of app om te installeren.

Start of neem deel aan een vergadering rechtstreeks vanuit uw browser.
Camera en microfoon voor iedereen in de ruimte, plus scherm delen om uw scherm te presenteren.
Chat tijdens de vergadering voor links en opmerkingen tussendoor.

Uw audio en video gaan waar mogelijk rechtstreeks tussen deelnemers (peer-to-peer), wat gesprekken snel en privé houdt. De server van Goooy helpt de deelnemers alleen elkaar te vinden; hij zit niet tussen uw media in.

Vergaderingen werken het best in een moderne desktopbrowser. Voor grotere of lastigere netwerken kan uw beheerder relayservers configureren, zodat gesprekken ook achter strikte firewalls betrouwbaar tot stand komen.

Office (documenten & spreadsheets)

Maak en bewerk samen documenten en spreadsheets, live, in uw browser. U ziet elkaars wijzigingen terwijl er wordt getypt, zonder “wie heeft het bestand open?”-conflicten.

Een document in de editor. De badge in de hoek toont de live verbinding die alle bewerkers delen.

U kunt op twee manieren met Office-documenten werken, beide op hetzelfde onderliggende bestand:

In uw browser (standaard): de ingebouwde realtime-editor van Goooy. Open een document of spreadsheet en begin te typen; iedereen die meebewerkt ziet wijzigingen meteen, en uw werk wordt automatisch opgeslagen. Spreadsheets verwerken live formules (inclusief verwijzingen tussen bladen), meerdere bladen, voorwaardelijke opmaak, “opmaken als tabel”, filters en grafieken.
Native Word en Excel (indien ingeschakeld): open een document rechtstreeks in de desktopversie van Microsoft Word of Excel die u al hebt geïnstalleerd, bewerk het daar en sla het direct terug op naar Goooy.

Documenten worden geïmporteerd en geëxporteerd in standaardformaten (dezelfde .docx / .xlsx- en OpenDocument-formaten die andere officesuites gebruiken), zodat er niets wordt vastgezet.

Office-documenten worden opgeslagen in uw Bestanden-drive, dus ze hebben versiebeheer en zijn deelbaar als elk ander bestand.

Verbind uw apparaten

Goooy spreekt de standaardprotocollen die uw telefoon- en desktop-apps al kennen, zodat u niet in de browser hoeft te leven. De precieze serveradressen voor uw organisatie krijgt u van uw beheerder (of ze worden automatisch ingevuld, zie Automatische configuratie hieronder), maar dit is wat elke app gebruikt.

Automatische configuratie (Autodiscover / autoconfig)

Veel clients kunnen zichzelf configureren met alleen uw e-mailadres en wachtwoord:

Outlook en mobiele mailapps gebruiken Autodiscover.
Thunderbird gebruikt autoconfig.

Voer uw e-mailadres en wachtwoord in en de client haalt de juiste instellingen voor u op. Vraagt een client om handmatige instellingen, gebruik dan de onderstaande protocollen.

E-mail (IMAP / POP3 / SMTP)

Wanneer uw organisatie de volledige mailserver draait, kunt u elke mailapp gebruiken (Apple Mail, Outlook, Thunderbird of de ingebouwde mail van uw telefoon) met standaard IMAP (of POP3) voor ontvangen en SMTP voor verzenden. Meld u aan met uw volledige e-mailadres en uw Goooy-wachtwoord.

Agenda (CalDAV) en Contacten (CardDAV)

Voeg uw agenda toe aan Apple Calendar, Thunderbird of uw telefoon via CalDAV.
Voeg uw adresboek toe via CardDAV.

Beide gebruiken uw e-mailadres en wachtwoord, en ze synchroniseren in beide richtingen. Wijzigingen die u op uw telefoon maakt, verschijnen in Goooy en omgekeerd.

Telefoons (Exchange ActiveSync)

Goooy ondersteunt Exchange ActiveSync (EAS) voor mobiele e-mail, agenda en contacten in één account. Op iOS werken de ingebouwde apps Mail / Calendar / Contacts goed met een Exchange-account dat naar Goooy verwijst.

Een opmerking over de mobiele Outlook-app: de Outlook-app voor iOS/Android vereist een ander soort login dat Goooy niet aanbiedt voor ActiveSync. Gebruik op iPhone/iPad in plaats daarvan de ingebouwde Apple Mail-app. Die maakt probleemloos verbinding met Goooy.

Native Outlook voor Windows

Goooy ondersteunt ook desktop-Outlook voor Windows die verbinding maakt via zijn native protocol, zodat Windows-gebruikers de Outlook kunnen behouden die ze kennen.

Tips & goede gewoonten

Zet 2FA aan. Het is het allerbeste dat u kunt doen om uw account te beschermen.
Archiveer, verwijder niet. Gearchiveerde e-mail blijft doorzoekbaar, maar zit u niet in de weg.
Maak van een e-mail een taak in plaats van die als herinnering in uw postvak te laten staan.
Gebruik vrij/bezet voordat u vergadertijden voorstelt, om het heen-en-weer te vermijden.
Beveilig deellinks met een wachtwoord en een vervaldatum wanneer u bestanden buiten het bedrijf verstuurt.
Bewerk samen in plaats van bijlagen te mailen. Open het document in Office en deel de link; iedereen heeft altijd de nieuwste versie.

Hulp krijgen

Werkt er iets niet (u kunt zich niet aanmelden, een apparaat maakt geen verbinding, of een functie ontbreekt), dan beheert de beheerder van uw organisatie uw Goooy-account en kan die helpen. Deze kan toegang herstellen, uw apparaatinschrijving controleren en de serverinstellingen voor uw e-mail-, agenda- en contactenapps bevestigen.