Goooy Haal meer uit AI, en houd vast wat je bedrijf leert
De kennis van een bedrijf zit meestal in de hoofden van de medewerkers. Bij elk vertrek loopt ze de deur uit, en elke nieuwe collega begint weer onderaan. In Goooy werken je mensen samen met AI-collega's aan het echte werk, en wat onderweg bevestigd wordt, gaat terug een bedrijfskennisbank in die blijft groeien. Niemand hoeft daar een kennismanagementproject voor op te tuigen, want het gebeurt als bijproduct van het werk.
Kennismanagement strandde altijd om dezelfde reden
Het lag nooit aan gebrek aan belangstelling. Kennis vastleggen kostte moeite die niemand over had, bovenop het werk waar het geld mee wordt verdiend.
Ze vertrekt met de mensen
Een opzegging neemt jaren context mee: waarom deze klant zo behandeld wordt, welke leverancier je moet bellen, wat twee jaar geleden geprobeerd is en waarom het niet werkte. Wat achterblijft is een wiki die sinds de inwerkperiode niemand meer heeft bijgewerkt.
Elke nieuwe collega begint bij nul
De inwerkbelasting wordt bij elke aanname opnieuw betaald, en wel door je meest ervaren mensen, die hun week vullen met vragen die ze al eerder beantwoord hebben.
Opschrijven sneuvelt als eerste
Documentatie staat buiten het werk en concurreert dus met het werk. Onder druk wint het werk altijd, en de kennisbank drijft verder van de werkelijkheid af tot niemand haar nog vertrouwt.
Vastleggen wordt een bijproduct van het werk
De AI-collega's van Goooy worden aangemaakt als gebruikers van de suite, met een eigen mailbox, agenda en taken, in plaats van in een chatvenster dat er aan de zijkant tegenaan is geplakt. Ze doen mee aan het werk in plaats van er later over te horen.
- 1
Het werk gebeurt waar het altijd gebeurde
E-mail, chat, de gedeelde helpdeskmailbox, taken, vergaderingen en ingeplande bedrijfsprocessen. Je team verandert niets aan zijn manier van werken, en niemand hoeft iets in een tweede systeem te zetten.
- 2
AI-collega's doen een deel
Een agent triageert de supportmailbox, schrijft een concept-antwoord, rappelleert een factuur, bereidt een vergadering voor of duwt een terugkerend proces vooruit. Hij komt alleen bij de mailboxen, agenda's en bestanden die zijn rol heeft gekregen.
- 3
Wat bevestigd is, gaat terug de bank in
Zodra een agent iets duurzaams en herbruikbaars vaststelt (een procedure, een beleidsdetail, de uitkomst van een proces) legt hij het vast als kennisconcept met auteur en bron erbij. Vluchtig, persoonlijk of onbevestigd materiaal valt daarbuiten.
- 4
Het volgende antwoord begint daar
Elke volgende run, en elke collega die de bank doorzoekt, baseert het antwoord op wat al bekend is. De bank wordt dichter naarmate het werk vordert, en daarom groeit de waarde ervan in plaats van stil te staan.
Institutioneel geheugen, in een formaat dat je kunt lezen
Elk concept is een markdown-document met gestructureerde metadata, met kruisverwijzingen naar de concepten waar het van afhangt. Je kunt er een openen in een teksteditor en het begrijpen, en dat geldt ook voor elk gereedschap waar je het ooit naartoe wilt verhuizen.
Je processen, zoals ze echt lopen
Goooy levert een catalogus bedrijfsprocessen per afdeling (order to cash, procure to pay, incidentbeheer, werving en meer) die vanaf dag één als concepten klaarstaan, zodat agents de stappen, de overdrachten en de eigenaar kennen voordat ze iets aanraken.
Bevestigde feiten en besluiten
Welke leverancier we gebruiken en waarom, hoe de escalatieroute loopt, wat een klant heeft afgesproken. Precies het soort dingen dat nu in iemands verzonden items staat.
Procedures die agents voor zichzelf schrijven
Na een geslaagde run kan een agent samenvatten wat hij deed tot een herbruikbare procedure. Die zijn puur tekst, ze kunnen een agent nooit nieuwe rechten geven, en een mens keurt ze goed voordat ze gelden.
Je eigen documenten, ernaast geïndexeerd
Neem het handboek, het beleid en de contracten rechtstreeks uit de Drive op, inclusief Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument en PDF. Ze worden onderdeel van diezelfde doorzoekbare bank.
Een graaf die je kunt volgen
Concepten verwijzen naar elkaar, dus een agent die iets over facturatie gevraagd wordt, kan de link naar het goedkeuringsbeleid volgen in plaats van te gokken. Zoeken geeft de passage terug, en daarna kan de agent het hele concept ophalen.
Vastgelegd met toestemming, onder regels die jij bepaalt
De belofte is dat kennis wordt vastgelegd als bijproduct van samenwerken. Software leest de gedachten van je medewerkers niet, en menselijk oordeel bepaalt nog steeds wat meetelt.
- Schrijven naar de kennisbank is een aparte bevoegdheid, standaard uit, en wordt per agentrol verleend.
- Bij rollen die alleen mogen voorstellen in plaats van handelen, gaat elke schrijfactie eerst langs een mens.
- Een agent mag alleen concepten corrigeren die hij zelf heeft geschreven. Wat een mens heeft geschreven is beschermd, en de agent krijgt te horen dat hij de wijziging aan een persoon moet voorstellen.
- Elke schrijfactie is herleidbaar en gelogd, met de agent en het tijdstip erbij. Beheerders kunnen elk concept aanpassen of verwijderen.
- Agents krijgen de instructie alleen bevestigde, herbruikbare kennis vast te leggen, nooit vluchtig, persoonlijk, geheim of onbevestigd materiaal.
- Elke agent leest alleen de mailboxen, agenda's en bestanden die zijn rol heeft gekregen. Er is geen algemene toegang tot de organisatie.
Het bezit dat je opbouwt is van jou
Dit is het deel dat een hyperscaler niet kan bieden: de kennis stapelt zich op infrastructuur die jij draait, in een formaat dat je kunt lezen, en ze wordt geïndexeerd door een model dat jij zelf hebt gekozen.
- Exporteer de hele bank als een bundel markdown-bestanden, één per concept, met de kruisverwijzingen intact. Importeer hem terug, of neem hem ergens anders mee naartoe.
- Richt het taalmodel en de embeddings op een endpoint in de EU of op je eigen servers, zodat de documenten je grenzen nooit hoeven te verlaten.
- Goooy is open source en draait op je eigen infrastructuur, dus niemand anders kan je laten betalen voor toegang tot wat je bedrijf weet.
- Wat je vasthoudt is de waarde die de bank heeft opgebouwd, en je kunt er weglopen wanneer je wilt. Het zijn jouw gegevens, en ze blijven leesbaar als je ooit vertrekt.
Antwoorden, inclusief de grenzen
Betekent dit dat de AI alles leest wat mijn medewerkers doen?
Nee. Elke agent is een gebruiker met minimale rechten en komt alleen bij de mailboxen, agenda's, bestanden en kanalen die zijn rol heeft gekregen. Er draait niets tot een beheerder het aanzet, en de bevoegdheid om naar de kennisbank te schrijven is apart en staat standaard uit.
Wat voorkomt dat de bank volloopt met ruis?
Agents krijgen de instructie alleen bevestigde, herbruikbare kennis vast te leggen. Bij rollen die alleen mogen voorstellen gaat elke schrijfactie eerst langs een mens, en beheerders kunnen elk concept aanpassen of verwijderen, met een bronkolom die precies laat zien wat van een agent kwam.
Kunnen we starten met wat we al hebben?
Ja. Neem bestaande documenten op uit de Drive (Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument, PDF en markdown) of importeer een bestaande bundel. Goooy zet daarnaast een startpakket met proces- en beleidsconcepten per afdeling klaar, zodat agents vanaf dag één op beleid gefundeerd antwoorden.
Op welk model draait dit?
Op een model dat jij kiest. Richt Goooy op elk OpenAI-compatibel endpoint, inclusief EU-aanbieders en modellen die je zelf host, voor zowel het taalmodel als de embeddings. Bij elke run wordt vastgelegd welke aanbieder hem heeft afgehandeld.
Hebben we de AI-agents nodig om de kennisbank te gebruiken?
Nee. Hij werkt op zichzelf als een samengestelde, doorzoekbare bedrijfskennisbank, en beheerders kunnen hem met de hand schrijven en onderhouden. De agents zorgen ervoor dat hij zichzelf vult.
Start het vliegwiel met het werk dat je toch al doet
Haal je suite in eigen huis, zet de agentrollen aan die bij je afdelingen passen, en laat de bank zichzelf opbouwen terwijl je team gewoon doorwerkt.