Goooy AI-agents

Optionele AI-tools helpen je team informatie te verkennen en werk voor te bereiden. Je kiest of je ze inschakelt, waar modellen draaien en waartoe ze toegang hebben.

Schrijven naar de kennisbank staat standaard uit. Schakel suggesties bewust in, controleer de bron en gebruik het ingestelde goedkeuringsproces voordat informatie herbruikbaar wordt.

Wat een AI-agent is

Een agent is een rol (bijvoorbeeld “Klantenservice” of “IT-beheer”) die, eenmaal ingeschakeld, een echte gebruiker in uw directory wordt. Hij kan lezen wat naar hem toe stroomt, e-mail opstellen en versturen, in chat posten, taken beheren en collega’s opzoeken, allemaal binnen de grenzen die zijn rol toestaat. Het is geen enkele gedeelde assistent die aan de zijkant van de app is vastgeschroefd: elke agent is een afzonderlijk, afgebakend teamlid dat dezelfde apps bedient als uw mensen.

De standaardcatalogus

De ingebouwde catalogus weerspiegelt het organigram van een middelgroot bedrijf, zodat de agents aansluiten op afdelingen die u al herkent:

Directie: CEO-office
Financiën: CFO, Boekhouding, Business control, Inkoop, Juridisch & compliance
Operatie: COO, Operatie, Supply-chain-planning, Kwaliteitsmanagement, Klantenservice
Verkoop & marketing: CCO, Verkoop, Marketing, Customer success
Personeel: CHRO, Werving, Learning & development, HR-beheer
IT: CIO, IT-beheer, Softwareontwikkeling, Securityondersteuning

Elke rol wordt geleverd ingeschakeld op deploymentniveau maar uitgeschakeld per organisatie. Er draait niets totdat een beheerder een rol inschakelt, en het takenpakket van elke rol kan per organisatie en per individuele agent worden afgestemd.

Hoe een agent werkt

Een agent draait een begrensde lus: hij krijgt een duidelijke, rolspecifieke opdracht, ziet alleen de tools die zijn rol mag gebruiken, en werkt stap voor stap totdat de taak klaar is of hij een mens nodig heeft. Twee dingen kunnen een run starten:

Een @vermelding in chat. Vermeld een agent in een kanaal of direct bericht en hij pakt het verzoek op.
Nieuwe mail. Een rol kan zo worden geconfigureerd dat mail die aan hem is gericht een run start.

Agents kunnen ook op verzoek worden uitgevoerd vanuit de admintools. Ingebouwde limieten begrenzen hoeveel stappen een run mag nemen, hoe lang hij mag draaien en hoe vaak triggers mogen afgaan, zodat kosten en op hol geslagen lussen begrensd zijn. Mail van de ene agent triggert nooit een andere, wat lussen voorkomt.

In controle blijven: governance

Controle is het uitgangspunt, geen bijzaak. Meerdere lagen werken samen:

Standaard uit. Elke rol is per organisatie uitgeschakeld totdat een beheerder hem expliciet inschakelt, en het uitschakelen van een rol trekt zijn agents overal onmiddellijk in (handmatige runs, triggers, de scheduler en externe runtimes).
Minimale rechten. Elke rol verleent alleen de minimale set tools die hij nodig heeft. Zowel wat de agent te zien krijgt als wat hij mag uitvoeren, wordt afgedwongen, en elke overschrijding wordt geweigerd en vastgelegd. Omdat een agent alleen als zijn eigen gebruiker handelt, kan hij structureel niet bij de mailbox van een andere afdeling.
Autonomiemodi. Elke agent draait in een van drie modi:
- Voorstellen: elke wijziging die de agent wil maken, is een voorstel dat een persoon eerst goedkeurt.
- Assisteren: acties met laag risico draaien zelfstandig, maar acties met grote impact (zoals het versturen van externe mail of posten in chat) wachten op goedkeuring.
- Autonoom: de agent handelt zelfstandig, strikt binnen zijn toegekende bereik.
Audit. Elke run en elke stap wordt vastgelegd, inclusief welke modelprovider en welk endpoint hem verwerkte, zodat u kunt aantonen wat er is uitgevoerd en waar.

Wat een agent weet over uw organisatie

Een net ingeschakelde agent is een gloednieuwe gebruiker met een lege mailbox. Hij krijgt geen algemene toegang tot uw data. In plaats daarvan bouwt hij context op uit een paar bewuste bronnen:

Zijn eigen mailbox, agenda, taken, notities en chat. Hij leert van wat naar hem toe stroomt: mail die aan hem is gericht of in kopie gestuurd, agenda-uitnodigingen, de kanalen waartoe hij behoort en zijn eigen contacten.
De directory. Hij kan collega’s opzoeken in het organisatie-adresboek (verborgen accounts uitgezonderd) om te vinden wie waar werkt en hoe ze te bereiken zijn.
Een bedrijfsbriefing. Een kort bedrijfsprofiel in vrije tekst dat een beheerder schrijft, wordt aan de instructies van elke agent toegevoegd: wie het bedrijf is, hoe het is gestructureerd, zijn beleid en zijn huisstijl. Dit geeft direct context zonder toegang te verlenen tot iemands data.
Een kennisbank. Samengestelde bedrijfsdocumenten (een handboek, beleid, procedures) die beheerders toevoegen. Agents doorzoeken dit materiaal om hun antwoorden te gronden in uw eigen inhoud in plaats van het open internet (zie hieronder).
Gedelegeerde mailboxen en agenda’s. Wanneer een persoon of beheerder expliciet een mailbox of agenda met een agent deelt, kan de agent die lezen, waarbij precies dezelfde deelregels worden afgedwongen als een menselijke collega nodig zou hebben. Zonder deling wordt toegang geweigerd; tussen organisaties is het onmogelijk.

De kennisbank

Beheerders bouwen een kennisbank in Admin -> AI-rollen -> Kennisbank door een document te plakken of een tekstbestand vanuit Drive te importeren. Elk document wordt opgesplitst in passages, omgezet in embeddings en opgeslagen, zodat een agent de meest relevante passages voor een vraag kan vinden en uw eigen materiaal kan citeren. Documenten worden opgeslagen in het Open Knowledge Format (markdown met gestructureerde front matter en kruislinks), zodat de bank overdraagbaar is: beheerders kunnen de hele bank als bundel exporteren en elders importeren.

Sommige curatorrollen kunnen ook de aparte, opt-in mogelijkheid krijgen om naar de kennisbank te schrijven, zodat duurzame feiten die een agent bevestigt voor iedereen citeerbaar worden. Schrijven wordt beheerd als elke andere wijziging: een agent zonder de rechten kan helemaal niet schrijven, een agent mag alleen zijn eigen vermeldingen corrigeren (door mensen geschreven vermeldingen zijn beschermd), en schrijfacties lopen door dezelfde goedkeuringspoort als elke andere actie. Een startkennispakket wordt per organisatie meegeleverd, zodat elke rol vanaf dag één een on-policy, EU- en GDPR-first grondslag heeft.

Kies waar het werk staat.

De hostingregio en modelprovider bepalen waar gegevens worden verwerkt. Controleer provider, toegangsgegevens en omgeving voordat je AI inschakelt.

Configureer een modelprovider en beperk toegang tot de benodigde informatie. Controleer gegenereerde antwoorden en concepten voordat je ze voor klanten gebruikt.

Agents die leren

Indien ingeschakeld kan een agent een succesvol stuk werk distilleren tot een herbruikbare skill: een korte, geschreven procedure die hij de volgende keer kan toepassen. Skills zijn per ontwerp uitsluitend tekst: ze kunnen een agent nooit nieuwe tools of ruimere toegang verlenen (die blijven onder beheer van de beheerder), en geleerde skills wachten ter beoordeling totdat een beheerder ze goedkeurt. Zo worden agents beter in terugkerend werk zonder ooit hun bereik te vergroten.

Agents inschakelen

Schakel het agentsubsysteem in in uw deploymentconfiguratie (en de kennisbank en zelfverbeteringsfuncties als u die wilt).
Configureer een modelprovider voor uw organisatie. Gebruik een endpoint dat in de EU staat of zelf wordt gehost om data in de regio te houden.
Open Admin -> AI-rollen, schakel de gewenste rollen in en stel voor elk de autonomiemodus en fijnafstemming in.
Schrijf een korte bedrijfsbriefing en voeg desgewenst documenten toe aan de kennisbank.
Vermeld een agent in chat, of mail een rol waarvoor een trigger is ingeschakeld, en hij gaat aan het werk.

Hoe het zich verhoudt

Bijdragen hebben bronvermelding en worden gelogd. Rechten en goedkeuringen blijven deel van het proces. AI is optioneel en valt buiten de belofte van de eerste pilot.

Compatibiliteit