Agenti IA di Goooy

Una guida agli agenti IA integrati di Goooy: cosa sono, come funzionano, come mantenerli sotto controllo e come attivarli. Gli agenti sono un’alternativa integrata a Microsoft 365 Copilot e Google Gemini, progettata affinché la tua azienda non debba mai uscire dal proprio perimetro.

Goooy include un sottosistema di agenti IA: un catalogo di ruoli agente standard, allineati ai reparti, che un amministratore attiva per organizzazione e perfeziona. Ogni ruolo abilitato viene fornito come agente-come-utente, un account che si comporta come un membro umano della suite (ha una propria casella di posta, un calendario, attività, note e chat) ma non effettua l’accesso per conto di nessuno. Gli agenti sono regolati da regole di privilegio minimo specifiche per reparto, e la sovranità dei dati nell’UE è un vincolo di prima classe in tutto il sistema.

Cos’è un agente IA

Un agente è un ruolo (per esempio “Assistenza clienti” o “Operazioni IT”) che, una volta abilitato, diventa un utente reale nella tua directory. Può leggere ciò che gli arriva, redigere e inviare posta, pubblicare in chat, gestire attività e cercare i colleghi, il tutto entro i limiti consentiti dal suo ruolo. Non è un singolo assistente condiviso aggiunto a lato dell’app: ogni agente è un membro del team distinto e con ambito definito, che utilizza le stesse app usate dalle tue persone.

Il catalogo standard

Il catalogo integrato rispecchia l’organigramma di un’azienda di medie dimensioni, così gli agenti corrispondono a reparti che già riconosci:

• Direzione: Ufficio del CEO
• Finanza: CFO, Contabilità, Controllo di gestione, Acquisti, Legale e conformità
• Operazioni: COO, Operazioni, Pianificazione della supply chain, Gestione della qualità, Assistenza clienti
• Vendite e marketing: CCO, Vendite, Marketing, Customer success
• Personale: CHRO, Selezione del personale, Formazione e sviluppo, Operazioni HR
• IT: CIO, Operazioni IT, Sviluppo software, Supporto alla sicurezza

Ogni ruolo viene fornito abilitato a livello di deployment ma disattivato per organizzazione. Nulla viene eseguito finché un amministratore non attiva un ruolo, e l’ambito di ciascun ruolo può essere perfezionato per organizzazione e per singolo agente.

Come funziona un agente

Un agente esegue un ciclo delimitato: riceve un incarico chiaro e specifico per il ruolo, vede solo gli strumenti che il suo ruolo è autorizzato a usare e lavora passo dopo passo finché il compito non è completato o non ha bisogno di una persona. Due cose possono avviare un’esecuzione:

• Una @menzione in chat. Menziona un agente in un canale o in un messaggio diretto e prenderà in carico la richiesta.
• Nuova posta. Un ruolo può essere configurato in modo che la posta a esso indirizzata avvii un’esecuzione.

Gli agenti possono anche essere eseguiti su richiesta dagli strumenti di amministrazione. Limiti integrati stabiliscono quanti passaggi può compiere un’esecuzione, quanto a lungo può durare e con quale frequenza possono attivarsi i trigger, così i costi e i cicli incontrollati restano contenuti. La posta di un agente non attiva mai un altro agente, il che previene i loop.

Mantenere il controllo: governance

Il controllo è il punto centrale, non un ripensamento. Diversi livelli lavorano insieme:

• Disattivato per impostazione predefinita. Ogni ruolo è disabilitato per organizzazione finché un amministratore non lo attiva esplicitamente, e disabilitare un ruolo revoca istantaneamente i suoi agenti ovunque (esecuzioni manuali, trigger, lo scheduler e i runtime esterni).
• Privilegio minimo. Ogni ruolo concede solo l’insieme minimo di strumenti di cui ha bisogno. Vengono applicati sia ciò che viene mostrato all’agente sia ciò che gli è consentito eseguire, e qualsiasi eccesso viene rifiutato e registrato. Poiché un agente agisce solo come il proprio utente, non può strutturalmente raggiungere la casella di posta di un altro reparto.
• Modalità di autonomia. Ogni agente opera in una di tre modalità:
  • Suggerimento: ogni modifica che l’agente vuole apportare è una proposta che una persona approva prima.
  • Assistenza: le azioni a basso rischio vengono eseguite autonomamente, ma quelle ad alto impatto (come l’invio di posta esterna o la pubblicazione in chat) attendono l’approvazione.
  • Autonoma: l’agente agisce da solo, rigorosamente entro l’ambito concessogli.
• Audit. Ogni esecuzione e ogni passaggio viene registrato, incluso quale fornitore di modello ed endpoint l’ha gestito, così puoi dimostrare cosa è stato eseguito e dove.

Cosa sa un agente della tua organizzazione

Un agente appena abilitato è un utente nuovo di zecca con una casella di posta vuota. Non ottiene un accesso generalizzato ai tuoi dati. Costruisce invece il proprio contesto da alcune fonti ben precise:

• La propria casella di posta, il calendario, le attività, le note e la chat. Impara da ciò che gli arriva: posta a esso indirizzata o in copia, inviti al calendario, i canali di cui fa parte e i propri contatti.
• La directory. Può cercare i colleghi nella rubrica dell’organizzazione (esclusi gli account nascosti) per scoprire chi lavora dove e come contattarlo.
• Un briefing aziendale. Un breve profilo aziendale in testo libero, scritto da un amministratore, viene aggiunto alle istruzioni di ogni agente: chi è l’azienda, come è strutturata, le sue policy e il suo stile. Fornisce un contesto immediato senza concedere l’accesso ai dati di nessuno.
• Una base di conoscenza. Documenti aziendali curati (un manuale, policy, procedure) che gli amministratori aggiungono. Gli agenti cercano in questo materiale per fondare le proprie risposte sui tuoi contenuti anziché su internet aperto (vedi sotto).
• Caselle di posta e calendari delegati. Quando una persona o un amministratore condivide esplicitamente una casella di posta o un calendario con un agente, l’agente può leggerlo, applicando esattamente le stesse regole di condivisione che servirebbero a un collega umano. Senza condivisione, l’accesso viene rifiutato; tra organizzazioni diverse è impossibile.

La base di conoscenza

Gli amministratori costruiscono una base di conoscenza in Admin -> Ruoli IA -> Base di conoscenza incollando un documento o importando un file di testo da Drive. Ogni documento viene suddiviso in passaggi, trasformato in embedding e archiviato, così un agente può trovare i passaggi più pertinenti a una domanda e citare il tuo materiale. I documenti sono archiviati nell’Open Knowledge Format (markdown con front matter strutturato e collegamenti incrociati), quindi la base è portabile: gli amministratori possono esportare l’intera base come bundle e importarla altrove.

Ad alcuni ruoli curatore può inoltre essere concessa la capacità separata e opt-in di scrivere nella base di conoscenza, così che i fatti duraturi che un agente conferma diventino citabili da tutti. La scrittura è regolata come qualsiasi altra modifica: un agente senza l’autorizzazione non può scrivere affatto, un agente può correggere solo le proprie voci (le voci scritte da persone sono protette) e le scritture passano attraverso lo stesso gate di approvazione di ogni altra azione. Un pacchetto di conoscenza iniziale viene fornito per ogni organizzazione, così ogni ruolo dispone fin dal primo giorno di una base conforme alle policy e orientata all’UE e al GDPR.

I tuoi dati restano nella tua regione

Gli agenti operano su un endpoint di modello che scegli tu. Puoi puntare un’organizzazione su qualsiasi endpoint di modello ed embedding residente nell’UE o self-hosted, così le richieste e i documenti non devono mai lasciare il tuo perimetro. La scelta è solo configurazione, senza modifiche al codice, e ogni esecuzione registra esattamente quale fornitore ed endpoint l’ha gestita, per un audit trail di sovranità pulito. Se le credenziali di un fornitore non possono essere aperte, l’esecuzione fallisce in modo sicuro anziché ripiegare silenziosamente su un fornitore diverso.

Agenti che imparano

Quando è abilitato, un agente può distillare un lavoro riuscito in una skill riutilizzabile: una breve procedura scritta che può applicare la volta successiva. Le skill sono per progettazione solo testo: non possono mai concedere a un agente nuovi strumenti o un accesso più ampio (quelli restano sotto il controllo dell’amministratore) e le skill apprese restano in attesa di revisione finché un amministratore non le approva. Questo permette agli agenti di migliorare nel lavoro ricorrente senza mai ampliare la propria portata.

Attivare gli agenti

1. Abilita il sottosistema di agenti nella configurazione del tuo deployment (e le funzionalità di base di conoscenza e di auto-miglioramento, se le desideri).
2. Configura un fornitore di modello per la tua organizzazione. Usa un endpoint residente nell’UE o self-hosted per mantenere i dati nella regione.
3. Apri Admin -> Ruoli IA, attiva i ruoli che desideri e imposta per ciascuno la modalità di autonomia e le regolazioni.
4. Scrivi un breve briefing aziendale e, facoltativamente, aggiungi documenti alla base di conoscenza.
5. Menziona un agente in chat, o invia una email a un ruolo con trigger abilitato, e si metterà al lavoro.

Come si confronta

Gli agenti di Goooy coprono lo stesso terreno di Microsoft 365 Copilot e Google Gemini: redazione, smistamento, ricerche e lavoro di routine su posta, calendario, file e chat. La differenza è dove tutto questo avviene. Con Goooy gli agenti fanno parte di una suite che ospiti tu, operano su un endpoint di modello che scegli tu, dispongono solo dell’accesso che concedi e ogni azione è regolata e sottoposta ad audit. Ottieni una forza lavoro IA senza affidare la tua azienda a un hyperscaler.

Per il progetto tecnico completo (i livelli provider e capability, il modello di dati, il runtime, la superficie MCP e i dettagli interni della governance), consulta il riferimento Agenti IA nel codice sorgente del prodotto.