Agents IA Goooy

Un guide des agents IA intégrés de Goooy : ce qu’ils sont, comment ils fonctionnent, comment vous les gardez sous contrôle et comment les activer. Les agents sont une alternative intégrée à Microsoft 365 Copilot et Google Gemini, conçue pour que votre entreprise n’ait jamais à quitter son propre périmètre.

Goooy est livré avec un sous-système d’agents IA : un catalogue de rôles d’agent standard, alignés par service, qu’un administrateur active par organisation et affine. Chaque rôle activé est provisionné en tant qu’agent-utilisateur, un compte qui se comporte comme un membre humain de la suite (il a sa propre boîte aux lettres, son calendrier, ses tâches, ses notes et sa conversation) mais ne se connecte pour personne. Les agents sont encadrés par des règles de moindre privilège propres à chaque service, et la souveraineté des données de l’UE est une contrainte de premier ordre de bout en bout.

Ce qu’est un agent IA

Un agent est un rôle (par exemple « Service client » ou « Exploitation informatique ») qui, une fois activé, devient un véritable utilisateur dans votre annuaire. Il peut lire ce qui lui parvient, rédiger et envoyer du courrier, publier dans la conversation, gérer des tâches et rechercher des collègues, le tout dans les limites que son rôle autorise. Ce n’est pas un unique assistant partagé greffé sur le côté de l’application : chaque agent est un membre d’équipe distinct et cadré qui utilise les mêmes applications que vos collaborateurs.

Le catalogue standard

Le catalogue intégré reflète l’organigramme d’une entreprise de taille moyenne, de sorte que les agents correspondent aux services que vous reconnaissez déjà :

• Direction générale : bureau du PDG
• Finance : directeur financier, Comptabilité, Contrôle de gestion, Achats, Juridique et conformité
• Opérations : directeur des opérations, Opérations, Planification de la chaîne logistique, Management de la qualité, Service client
• Ventes et marketing : directeur commercial, Ventes, Marketing, Customer success
• Ressources humaines : DRH, Recrutement, Formation et développement, Opérations RH
• Informatique : DSI, Exploitation informatique, Développement logiciel, Support sécurité

Chaque rôle est livré activé au niveau du déploiement mais désactivé par organisation. Rien ne s’exécute tant qu’un administrateur n’a pas activé un rôle, et le périmètre de chaque rôle peut être affiné par organisation et par agent individuel.

Comment fonctionne un agent

Un agent exécute une boucle bornée : on lui donne une consigne claire et propre à son rôle, il ne voit que les outils que son rôle est autorisé à utiliser, et il travaille étape par étape jusqu’à ce que la tâche soit terminée ou qu’il ait besoin d’un humain. Deux choses peuvent démarrer une exécution :

• Une @mention dans la conversation. Mentionnez un agent dans un canal ou un message direct et il prend en charge la demande.
• Un nouveau courrier. Un rôle peut être configuré pour que le courrier qui lui est adressé démarre une exécution.

Les agents peuvent aussi être exécutés à la demande depuis les outils d’administration. Des limites intégrées plafonnent le nombre d’étapes qu’une exécution peut comporter, la durée pendant laquelle elle peut s’exécuter et la fréquence à laquelle les déclencheurs peuvent se déclencher, si bien que le coût et les boucles incontrôlées sont bornés. Le courrier d’un agent ne déclenche jamais un autre agent, ce qui empêche les boucles.

Garder le contrôle : la gouvernance

Le contrôle est l’objectif, pas une réflexion après coup. Plusieurs couches fonctionnent ensemble :

• Désactivé par défaut. Chaque rôle est désactivé par organisation jusqu’à ce qu’un administrateur l’active explicitement, et désactiver un rôle révoque instantanément ses agents partout (exécutions manuelles, déclencheurs, le planificateur et les runtimes externes).
• Moindre privilège. Chaque rôle n’accorde que l’ensemble minimal d’outils dont il a besoin. À la fois ce qui est montré à l’agent et ce qu’il est autorisé à exécuter sont appliqués, et tout dépassement est refusé et enregistré. Parce qu’un agent n’agit qu’en tant que son propre utilisateur, il ne peut structurellement pas atteindre la boîte aux lettres d’un autre service.
• Modes d’autonomie. Chaque agent s’exécute dans l’un des trois modes :
  • Suggérer : chaque changement que l’agent veut apporter est une proposition qu’une personne approuve d’abord.
  • Assister : les actions à faible risque s’exécutent d’elles-mêmes, mais celles à fort impact (comme l’envoi de courrier externe ou la publication dans la conversation) attendent une approbation.
  • Autonome : l’agent agit de lui-même, strictement dans le périmètre qui lui a été accordé.
• Audit. Chaque exécution et chaque étape est enregistrée, y compris quel fournisseur de modèle et quel point de terminaison l’a traitée, pour que vous puissiez prouver ce qui s’est exécuté et où.

Ce qu’un agent sait de votre organisation

Un agent fraîchement activé est un tout nouvel utilisateur avec une boîte aux lettres vide. Il n’obtient pas un accès global à vos données. Il construit plutôt son contexte à partir de quelques sources délibérées :

• Sa propre boîte aux lettres, son calendrier, ses tâches, ses notes et sa conversation. Il apprend de ce qui lui parvient : le courrier qui lui est adressé ou en copie, les invitations de calendrier, les canaux auxquels il appartient et ses propres contacts.
• L’annuaire. Il peut rechercher des collègues dans le carnet d’adresses de l’organisation (les comptes masqués sont exclus) pour savoir qui travaille où et comment les joindre.
• Un briefing d’entreprise. Un court profil d’entreprise en texte libre qu’un administrateur rédige est ajouté aux instructions de chaque agent : qui est l’entreprise, comment elle est structurée, ses politiques et son style maison. Cela donne un contexte instantané sans accorder l’accès aux données de qui que ce soit.
• Une base de connaissances. Des documents d’entreprise sélectionnés (un manuel, des politiques, des procédures) que les administrateurs ajoutent. Les agents recherchent dans ce matériel pour ancrer leurs réponses dans votre propre contenu plutôt que dans l’internet ouvert (voir ci-dessous).
• Boîtes aux lettres et calendriers délégués. Lorsqu’une personne ou un administrateur partage explicitement une boîte aux lettres ou un calendrier avec un agent, l’agent peut le lire, en appliquant exactement les mêmes règles de partage dont un collègue humain aurait besoin. Sans partage, l’accès est refusé ; entre organisations, c’est impossible.

La base de connaissances

Les administrateurs constituent une base de connaissances dans Admin -> Rôles IA -> Base de connaissances en collant un document ou en important un fichier texte depuis Drive. Chaque document est découpé en passages, transformé en embeddings et stocké, de sorte qu’un agent puisse trouver les passages les plus pertinents pour une question et citer votre propre matériel. Les documents sont stockés au Open Knowledge Format (markdown avec un front matter structuré et des liens croisés), si bien que la base est portable : les administrateurs peuvent exporter toute la base sous forme de bundle et l’importer ailleurs.

Certains rôles de curation peuvent aussi se voir accorder la capacité distincte et optionnelle d’écrire dans la base de connaissances, afin que les faits durables qu’un agent confirme deviennent citables pour tout le monde. L’écriture est encadrée comme tout autre changement : un agent sans la permission ne peut pas écrire du tout, un agent ne peut corriger que ses propres entrées (les entrées rédigées par des humains sont protégées), et les écritures passent par la même barrière d’approbation que toute autre action. Un pack de connaissances de démarrage est livré par organisation pour que chaque rôle dispose dès le premier jour d’un ancrage conforme aux politiques, axé sur l’UE et le RGPD.

Vos données restent dans votre région

Les agents s’exécutent sur un point de terminaison de modèle que vous choisissez. Vous pouvez pointer une organisation vers n’importe quel point de terminaison de modèle et d’embeddings hébergé dans l’UE ou auto-hébergé, de sorte que les requêtes et les documents n’aient jamais à quitter votre périmètre. Le choix relève uniquement de la configuration, sans changement de code, et chaque exécution enregistre exactement quel fournisseur et quel point de terminaison l’a traitée, pour une piste d’audit de souveraineté propre. Si les identifiants d’un fournisseur ne peuvent pas être ouverts, l’exécution échoue de façon fermée plutôt que de se rabattre silencieusement sur un autre fournisseur.

Des agents qui apprennent

Lorsque c’est activé, un agent peut distiller un travail réussi en une compétence réutilisable : une courte procédure écrite qu’il peut appliquer la fois suivante. Les compétences sont par conception uniquement textuelles : elles ne peuvent jamais accorder à un agent de nouveaux outils ou un accès plus large (ceux-ci restent sous le contrôle de l’administrateur), et les compétences apprises attendent en revue jusqu’à ce qu’un administrateur les approuve. Cela permet aux agents de s’améliorer sur les travaux récurrents sans jamais élargir leur portée.

Activer les agents

1. Activez le sous-système d’agents dans la configuration de votre déploiement (ainsi que les fonctionnalités de base de connaissances et d’auto-amélioration si vous les souhaitez).
2. Configurez un fournisseur de modèle pour votre organisation. Utilisez un point de terminaison hébergé dans l’UE ou auto-hébergé pour garder les données en région.
3. Ouvrez Admin -> Rôles IA, activez les rôles que vous voulez, et définissez pour chacun son mode d’autonomie et son affinage.
4. Rédigez un court briefing d’entreprise et, éventuellement, ajoutez des documents à la base de connaissances.
5. Mentionnez un agent dans la conversation, ou envoyez du courrier à un rôle avec déclencheur activé, et il se met au travail.

Comment ça se compare

Les agents de Goooy couvrent le même terrain que Microsoft 365 Copilot et Google Gemini : rédaction, triage, recherches et travail de routine à travers le courrier, le calendrier, les fichiers et la conversation. La différence, c’est l’endroit où tout se passe. Avec Goooy, les agents font partie d’une suite que vous hébergez, ils s’exécutent sur un point de terminaison de modèle que vous choisissez, ils ne détiennent que l’accès que vous accordez, et chaque action est encadrée et auditée. Vous obtenez une main-d’œuvre IA sans confier votre entreprise à un hyperscaler.

Pour la conception technique complète (les couches de fournisseur et de capacité, le modèle de données, le runtime, la surface MCP et les rouages internes de la gouvernance), consultez la référence agents IA dans le code source du produit.