Agentes de IA de Goooy

Una guía sobre los agentes de IA integrados de Goooy: qué son, cómo funcionan, cómo los mantienes bajo control y cómo activarlos. Los agentes son una alternativa integrada a Microsoft 365 Copilot y Google Gemini, diseñada para que tu negocio nunca tenga que salir de tu propio perímetro.

Goooy incluye un subsistema de agentes de IA: un catálogo de roles de agente estándar, alineados por departamento, que un administrador activa por organización y ajusta. Cada rol habilitado se aprovisiona como agente-como-usuario, una cuenta que se comporta como un miembro humano de la suite (tiene su propio buzón, calendario, tareas, notas y chat) pero que no inicia sesión en nombre de nadie. Los agentes se rigen por reglas de privilegios mínimos por departamento, y la soberanía de datos de la UE es una restricción de primer nivel en todo momento.

Qué es un agente de IA

Un agente es un rol (por ejemplo, «Atención al cliente» u «Operaciones de TI») que, una vez habilitado, se convierte en un usuario real de tu directorio. Puede leer lo que le llega, redactar y enviar correo, publicar en el chat, gestionar tareas y buscar a colegas, todo dentro de los límites que su rol permite. No es un único asistente compartido acoplado a un lado de la aplicación: cada agente es un miembro del equipo diferenciado y delimitado que opera las mismas aplicaciones que tus personas.

El catálogo estándar

El catálogo integrado refleja el organigrama de una empresa de tamaño medio, de modo que los agentes se corresponden con departamentos que ya reconoces:

• Dirección: oficina del CEO
• Finanzas: CFO, Contabilidad, Control de gestión, Compras, Legal y cumplimiento
• Operaciones: COO, Operaciones, Planificación de la cadena de suministro, Gestión de la calidad, Atención al cliente
• Ventas y marketing: CCO, Ventas, Marketing, Éxito del cliente
• Personas: CHRO, Selección de personal, Formación y desarrollo, Operaciones de RR. HH.
• TI: CIO, Operaciones de TI, Desarrollo de software, Soporte de seguridad

Cada rol se distribuye habilitado a nivel de despliegue pero desactivado por organización. Nada se ejecuta hasta que un administrador activa un rol, y el cometido de cada rol puede ajustarse por organización y por agente individual.

Cómo funciona un agente

Un agente ejecuta un bucle acotado: recibe un encargo claro y específico de su rol, solo ve las herramientas que su rol tiene permitido usar y trabaja paso a paso hasta que la tarea está terminada o necesita a una persona. Dos cosas pueden iniciar una ejecución:

• Una @mención en el chat. Menciona a un agente en un canal o mensaje directo y recogerá la solicitud.
• Correo nuevo. Un rol puede configurarse para que el correo dirigido a él inicie una ejecución.

Los agentes también pueden ejecutarse bajo demanda desde las herramientas de administración. Límites integrados restringen cuántos pasos puede dar una ejecución, cuánto tiempo puede durar y con qué frecuencia pueden dispararse los desencadenantes, de modo que el coste y los bucles descontrolados quedan acotados. El correo de un agente nunca desencadena a otro, lo que evita bucles.

Mantener el control: gobernanza

El control es el objetivo, no una ocurrencia tardía. Varias capas trabajan en conjunto:

• Desactivado por defecto. Cada rol está desactivado por organización hasta que un administrador lo activa explícitamente, y desactivar un rol revoca al instante sus agentes en todas partes (ejecuciones manuales, desencadenantes, el programador y los entornos de ejecución externos).
• Privilegios mínimos. Cada rol otorga únicamente el conjunto mínimo de herramientas que necesita. Se hace cumplir tanto lo que se muestra al agente como lo que se le permite ejecutar, y cualquier extralimitación se rechaza y se registra. Como un agente actúa solo como su propio usuario, estructuralmente no puede acceder al buzón de otro departamento.
• Modos de autonomía. Cada agente se ejecuta en uno de tres modos:
  • Sugerir: cada cambio que el agente quiere hacer es una propuesta que una persona aprueba primero.
  • Asistir: las acciones de bajo riesgo se ejecutan por sí solas, pero las de alto impacto (como enviar correo externo o publicar en el chat) esperan aprobación.
  • Autónomo: el agente actúa por su cuenta, estrictamente dentro del ámbito que se le ha concedido.
• Auditoría. Cada ejecución y cada paso se registran, incluido qué proveedor de modelo y qué endpoint lo procesaron, de modo que puedas demostrar qué se ejecutó y dónde.

Qué sabe un agente sobre tu organización

Un agente recién habilitado es un usuario totalmente nuevo con un buzón vacío. No obtiene acceso general a tus datos. En su lugar, construye contexto a partir de unas pocas fuentes deliberadas:

• Su propio buzón, calendario, tareas, notas y chat. Aprende de lo que le llega: el correo que se le dirige o del que se le pone en copia, las invitaciones de calendario, los canales a los que pertenece y sus propios contactos.
• El directorio. Puede buscar a colegas en la libreta de direcciones de la organización (las cuentas ocultas quedan excluidas) para averiguar quién trabaja dónde y cómo contactar con ellos.
• Un resumen de la empresa. Un perfil de empresa breve y de texto libre que redacta un administrador se añade a las instrucciones de cada agente: quién es la empresa, cómo está estructurada, sus políticas y su estilo propio. Esto aporta contexto inmediato sin conceder acceso a los datos de nadie.
• Una base de conocimiento. Documentos de empresa seleccionados (un manual, políticas, procedimientos) que añaden los administradores. Los agentes buscan en este material para fundamentar sus respuestas en tu propio contenido en lugar de en internet abierto (véase más abajo).
• Buzones y calendarios delegados. Cuando una persona o un administrador comparte explícitamente un buzón o un calendario con un agente, el agente puede leerlo, aplicando exactamente las mismas reglas de uso compartido que necesitaría un colega humano. Sin uso compartido, se deniega el acceso; entre organizaciones es imposible.

La base de conocimiento

Los administradores construyen una base de conocimiento en Administración -> Roles de IA -> Base de conocimiento pegando un documento o importando un archivo de texto desde Drive. Cada documento se divide en pasajes, se convierte en embeddings y se almacena, de modo que un agente pueda encontrar los pasajes más relevantes para una pregunta y citar tu propio material. Los documentos se almacenan en el Open Knowledge Format (markdown con front matter estructurado y enlaces cruzados), por lo que la base es portátil: los administradores pueden exportar toda la base como un paquete e importarla en otro lugar.

A algunos roles de curador también se les puede conceder la capacidad separada y opcional de escribir en la base de conocimiento, de modo que los hechos duraderos que un agente confirma pasen a ser citables por todos. La escritura se rige como cualquier otro cambio: un agente sin el permiso no puede escribir en absoluto, un agente solo puede corregir sus propias entradas (las entradas escritas por personas están protegidas) y las escrituras pasan por la misma puerta de aprobación que cualquier otra acción. Se distribuye un paquete de conocimiento inicial por organización para que cada rol tenga desde el primer día una base conforme a las políticas y con la UE y el RGPD (GDPR) como prioridad.

Tus datos permanecen en tu región

Los agentes se ejecutan en un endpoint de modelo que tú eliges. Puedes apuntar una organización a cualquier endpoint de modelo y de embeddings alojado en la UE o autoalojado, de modo que las peticiones y los documentos nunca tengan que salir de tu perímetro. La elección es solo cuestión de configuración, sin ningún cambio de código, y cada ejecución registra exactamente qué proveedor y qué endpoint la procesaron, para un rastro de auditoría de soberanía limpio. Si las credenciales de un proveedor no se pueden abrir, la ejecución falla de forma cerrada en lugar de recurrir en silencio a un proveedor distinto.

Agentes que aprenden

Cuando está habilitado, un agente puede destilar un trabajo exitoso en una habilidad reutilizable: un procedimiento breve y escrito que puede aplicar la próxima vez. Las habilidades son de solo texto por diseño: nunca pueden otorgar a un agente nuevas herramientas ni un acceso más amplio (eso permanece bajo el control del administrador), y las habilidades aprendidas quedan en revisión hasta que un administrador las aprueba. Esto permite que los agentes mejoren en el trabajo recurrente sin ampliar jamás su alcance.

Activar los agentes

1. Habilita el subsistema de agentes en la configuración de tu despliegue (y las funciones de base de conocimiento y de autosuperación si las quieres).
2. Configura un proveedor de modelo para tu organización. Usa un endpoint alojado en la UE o autoalojado para mantener los datos en la región.
3. Abre Administración -> Roles de IA, activa los roles que quieras y establece el modo de autonomía y el ajuste de cada uno.
4. Redacta un breve resumen de la empresa y, opcionalmente, añade documentos a la base de conocimiento.
5. Menciona a un agente en el chat, o envía un correo a un rol con desencadenante habilitado, y se pondrá a trabajar.

Cómo se compara

Los agentes de Goooy cubren el mismo terreno que Microsoft 365 Copilot y Google Gemini: redacción, clasificación, consultas y trabajo rutinario en correo, calendario, archivos y chat. La diferencia está en dónde ocurre todo. Con Goooy, los agentes forman parte de una suite que tú alojas, se ejecutan en un endpoint de modelo que tú eliges, solo tienen el acceso que tú concedes y cada acción se rige y se audita. Obtienes una plantilla de IA sin entregar tu negocio a un hyperscaler.

Para conocer el diseño técnico completo (las capas de proveedor y de capacidades, el modelo de datos, el entorno de ejecución, la superficie MCP y las interioridades de gobernanza), consulta la referencia de agentes de IA en el código fuente del producto.