Guide de l’utilisateur Goooy

Votre guide complet pour utiliser Goooy : e-mail, calendrier, contacts, tâches, notes, conversation, fichiers, réunions vidéo et édition de documents en direct, le tout derrière une seule connexion.

Goooy est une suite de groupware : un seul endroit pour tout ce dont une équipe a besoin pour communiquer et collaborer. Si vous avez utilisé Outlook sur le web ou Microsoft 365, Goooy vous semblera immédiatement familier : une barre de suite en haut, une barre d’applications verticale sur le bord gauche, et votre application courante qui occupe le reste de l’écran. Ce guide passe en revue chaque application du point de vue d’un utilisateur au quotidien.

• Nouveau sur Goooy ? Commencez par Prise en main.
• Vous cherchez quelque chose de précis ? Rendez-vous directement à Courrier, Calendrier, Contacts, Tâches, Notes, Conversation, Fichiers, Réunion ou Office.
• Vous configurez une application mobile ou de bureau ? Voir Connecter vos appareils.

Prise en main

Se connecter

Ouvrez Goooy dans votre navigateur et connectez-vous avec votre adresse e-mail et votre mot de passe. Votre adresse est votre e-mail complet (par exemple you@yourcompany.com), la même adresse que vous utiliserez pour le courrier, vos invitations de calendrier et la connexion des applications natives.

Si votre organisation utilise l’authentification unique (SSO), vous pouvez être redirigé vers le fournisseur d’identité de votre entreprise (la même connexion que vous utilisez pour les autres applications d’entreprise). Après vous être authentifié là-bas, vous revenez sur Goooy déjà connecté, sans mot de passe Goooy distinct.

Votre session reste connectée sur ce navigateur et se renouvelle silencieusement en arrière-plan, pour que vous ne soyez pas déconnecté en pleine tâche. Utilisez Se déconnecter depuis la barre de suite pour terminer la session sur un ordinateur partagé.

Authentification à deux facteurs (2FA)

Vous pouvez protéger votre compte avec un code à usage unique basé sur le temps, fourni par une application d’authentification (Google Authenticator, 1Password, Authy et similaires).

1. Ouvrez votre profil / vos paramètres de sécurité et choisissez Configurer l’authentification à deux facteurs.
2. Scannez le code QR avec votre application d’authentification.
3. Saisissez le code à 6 chiffres qu’elle affiche pour confirmer.
4. Enregistrez vos codes de récupération en lieu sûr. Ils ne sont affichés qu’une seule fois et vous permettent de vous reconnecter si vous perdez votre téléphone.

Ensuite, la connexion demande votre mot de passe puis le code à 6 chiffres actuel. Si votre organisation exige la 2FA, Goooy vous guidera dans cette configuration lors de votre première connexion et ne vous laissera pas entrer dans l’application tant qu’elle n’est pas terminée.

Se repérer

• Barre de suite (en haut) : recherche, menu de votre compte, déconnexion.
• Barre d’applications (à gauche) : basculez entre Courrier, Calendrier, Contacts, Tâches, Notes, Conversation, Fichiers, Réunion et Office. L’application dans laquelle vous vous trouvez est mise en évidence.
• Zone principale : l’application courante. La plupart des applications utilisent une disposition liste-détail. Choisissez quelque chose à gauche, voyez-le à droite.

Courrier

Goooy Courrier est un client webmail complet doté d’une disposition classique à trois volets : votre liste de dossiers, la liste des messages et le volet de lecture.

Lire le courrier

• Choisissez un dossier (Boîte de réception, Envoyés, Brouillons, Indésirables, Archive, Corbeille, ou tout dossier que vous avez créé) pour voir ses messages.
• Cliquez sur un message pour le lire dans le volet de lecture. Goooy affiche l’expéditeur, les destinataires, la date, le corps du message et les éventuelles pièces jointes.
• Les e-mails HTML sont nettoyés pour votre sécurité avant d’être affichés. Les scripts de suivi et le balisage dangereux sont supprimés, si bien que la simple ouverture d’un message ne peut rien exécuter de malveillant. Les images distantes sont traitées de façon prudente pour préserver votre vie privée.

Rédiger, répondre et transférer

• Nouveau message ouvre le compositeur. Ajoutez des destinataires en À / Cc / Cci, un objet et votre message, puis Envoyer.
• Répondre, Répondre à tous et Transférer sont disponibles sur chaque message ouvert et conservent le fil d’origine cité.
• Joignez des fichiers depuis votre ordinateur. Les pièces jointes sont stockées de manière sécurisée et voyagent avec le message.
• Pas terminé ? Votre travail est enregistré dans les Brouillons pour que vous puissiez le reprendre plus tard.

Organiser votre boîte de réception

• Déplacez les messages entre les dossiers, ou créez vos propres dossiers pour tout classer. (Quelques dossiers bien connus (Boîte de réception, Envoyés, Brouillons, Indésirables, Corbeille) sont protégés pour ne pas être renommés ou supprimés accidentellement.)
• Marquez d’un drapeau les messages importants, et marquez les messages comme lus/non lus.
• Archiver retire un message de la boîte de réception sans le supprimer. Il reste entièrement consultable.
• Supprimer déplace un message vers la Corbeille.

Recherche

La recherche en texte intégral trouve les messages par expéditeur, objet, ou tout ce qui figure dans le corps. Utilisez-la depuis la zone de recherche pour retrouver en quelques secondes cet e-mail d’il y a plusieurs mois.

Indésirables et spam

Le courrier entrant est automatiquement évalué pour le spam à son arrivée, et les indésirables probables sont classés dans votre dossier Indésirables pour rester hors de votre boîte de réception. Si un message légitime atterrit dans les Indésirables, replacez-le dans la boîte de réception ; si un indésirable passe au travers, déplacez-le vers les Indésirables.

Transformer un e-mail en tâche

Voir « E-mail → tâche » sous Tâches. N’importe quel message peut devenir une tâche à faire en une seule étape, pour qu’une action ne se perde jamais dans votre boîte de réception.

Calendrier

L’application Calendrier affiche votre planning dans une vue mensuelle avec un éditeur d’événements pour créer et modifier des événements.

Créer et modifier des événements

• Cliquez sur un jour (ou Nouvel événement) pour en créer un. Donnez-lui un titre, une heure de début et de fin, un lieu facultatif et des notes.
• Ouvrez n’importe quel événement existant pour le modifier ou le supprimer.

Événements récurrents

Goooy prend en charge des règles de récurrence complètes (le même standard iCalendar RRULE qu’utilisent Outlook et Google Calendar) : quotidien, hebdomadaire, mensuel, annuel, « tous les deuxièmes mardis », et ainsi de suite. Réglez-le une fois et la série se remplit automatiquement dans votre calendrier.

Inviter des personnes et disponibilités

• Ajoutez des participants à un événement et ils sont invités.
• Les participants peuvent répondre (accepter / refuser / provisoire), et vous verrez leurs réponses sur l’événement.
• Les disponibilités vous permettent de voir quand les personnes sont disponibles avant de choisir une heure, pour ne pas avoir à deviner autour des réunions existantes de chacun.

Partager et importer des calendriers

• Exportez des événements sous forme de fichiers iCalendar (.ics) standard à partager avec n’importe qui, ou importez un .ics pour y intégrer des événements.
• Votre calendrier est également disponible via CalDAV, pour qu’Apple Calendar, Thunderbird et les téléphones puissent s’y abonner directement. Voir Connecter vos appareils.

Contacts

Un carnet d’adresses à deux volets : vos contacts à gauche, les détails du contact sélectionné à droite.

• Créez, modifiez et supprimez des contacts avec des noms, plusieurs adresses e-mail et numéros de téléphone, une organisation, et plus encore.
• Organisez les personnes en groupes.
• Recherchez parmi tous vos contacts.
• Importez et exportez des vCards (.vcf) pour faire entrer et sortir des contacts, ou pour les sauvegarder.
• La liste d’adresses globale (GAL) est l’annuaire partagé de votre organisation. Trouvez les coordonnées de n’importe quel collègue sans avoir à les ajouter vous-même.
• Les contacts se synchronisent avec les téléphones et les applications de bureau via CardDAV (voir Connecter vos appareils).

Tâches

Gardez la trace de tout ce que vous avez à faire, avec autant ou aussi peu de structure que vous le souhaitez.

• Chaque tâche a un statut, une priorité, un pourcentage d’avancement et une date d’échéance facultative.
• Les tâches récurrentes avancent automatiquement à leur prochaine occurrence lorsque vous les terminez, parfait pour « soumettre la feuille de temps chaque vendredi ».

À partir d’un e-mail

Transformez n’importe quel e-mail en tâche en une seule étape (« e-mail → tâche »). La tâche conserve un lien vers le message d’origine, pour que le contexte ne soit jamais perdu. C’est le moyen le plus rapide de s’assurer qu’une action enfouie dans votre boîte de réception soit réellement effectuée.

Notes

Les notes sont des pense-bêtes rapides et colorés pour les choses qui n’ont leur place nulle part ailleurs : un numéro de téléphone, une idée, un extrait de texte. Créez une note, donnez-lui une couleur pour garder les choses visuellement triées, et elle est là dès que vous en avez besoin.

Conversation

Une messagerie en temps réel pour votre équipe, intégrée directement dans la suite.

• Des messages directs pour les conversations en tête-à-tête et des canaux de groupe pour les équipes ou les sujets.
• Voyez qui est en ligne (présence) et quand quelqu’un est en train d’écrire.
• Un historique complet des messages est conservé, pour que vous puissiez remonter le fil ou rechercher ce qui a été dit.

Comme la conversation est en temps réel, les messages apparaissent instantanément pour tout le monde dans la conversation, sans rafraîchissement.

Fichiers

Votre espace de stockage cloud personnel et partagé, avec versionnage et partage sécurisé.

Organiser les fichiers

• Téléversez des fichiers et rangez-les dans des dossiers.
• Déplacez, renommez et supprimez au fur et à mesure que votre espace grandit.
• Recherchez pour trouver un fichier par son nom.

Versionnage

Chaque fois que vous téléversez une nouvelle copie d’un fichier, Goooy conserve automatiquement les versions précédentes. Si vous avez besoin de revenir à un brouillon antérieur, l’historique est là.

Partager avec des personnes extérieures à Goooy

Créez un lien de partage public pour n’importe quel fichier à envoyer à quelqu’un qui n’a pas de compte Goooy. Pour garder le contrôle, vous pouvez :

• Protéger le lien avec un mot de passe.
• Fixer une date d’expiration pour que le lien cesse de fonctionner après un certain temps.

Commentaires

Laissez des commentaires sur les fichiers pour en discuter avec vos collaborateurs sans envoyer d’e-mail séparé.

Astuce : Les documents Office vivent aussi dans votre espace Fichiers. Voir Office.

Demander une signature

Faites un clic droit sur un PDF et choisissez Demander des signatures pour l’envoyer à signer. Ajoutez les signataires par adresse e-mail (ils n’ont pas besoin de compte Goooy), écrivez un court message et choisissez s’ils signent en parallèle ou dans un ordre imposé.

Chaque signataire reçoit un lien privé, consulte le document dans son navigateur et signe à la main ou au clavier. Quand le dernier a signé, Goooy appose toutes les signatures dans le PDF, ajoute un certificat d’achèvement indiquant qui a signé, quand et depuis où, et range la version finale dans votre espace de fichiers sous ” (signé).pdf”. Fichiers ▸ Signatures suit ce que vous avez envoyé et ce qui vous attend, avec des boutons pour relancer ou annuler.

Assistance

Si votre équipe répond à une adresse partagée comme support@, info@ ou ventes@, l’application Assistance transforme cette boîte partagée en file d’attente. En dessous, c’est toujours la même boîte : tout ce que vous en faites déjà continue de fonctionner.

Les tickets

Chaque message entrant devient un ticket avec une clé du type TCK-42, un responsable, un statut et une priorité. En l’ouvrant, vous avez toute la conversation, les tickets précédents de ce client et l’historique de qui a changé quoi.

• Attribuez un ticket à vous-même ou à un collègue : il apparaît dans sa file.
• Le statut passe d’ouvert à en attente puis résolu ; les tickets sans activité se ferment seuls si la file est configurée ainsi.
• Les étiquettes regroupent les tickets par produit, par client ou selon ce qui vous sert à trier.

Répondre sans se marcher dessus

Tant qu’un ticket est ouvert chez vous, toutes les personnes qui le consultent vous y voient, et vous les voyez. Si un collègue commence à rédiger une réponse, vous le savez avant d’envoyer une deuxième réponse au même client.

Les réponses types sont des modèles partagés : vous en choisissez une, ajustez les détails et envoyez. Votre réponse part de l’adresse partagée avec la clé du ticket en objet, si bien que la réponse du client revient sur le même ticket au lieu d’en ouvrir un nouveau.

Niveaux de service

Chaque file a un objectif de première réponse et un objectif de résolution comptés en heures ouvrées, pour qu’un ticket arrivé vendredi soir ne soit pas déjà en retard lundi matin. Les tickets proches de leur objectif sont mis en avant, et un dépassement est consigné dans l’historique du ticket.

Réunion (réunions vidéo)

Des réunions vidéo dans le navigateur, sans plugin ni application à installer.

• Démarrez ou rejoignez une réunion directement depuis votre navigateur.
• Caméra et microphone pour tout le monde dans la salle, plus le partage d’écran pour présenter votre écran.
• Une conversation en réunion pour les liens et les remarques annexes.

Votre audio et votre vidéo circulent directement entre les participants autant que possible (pair à pair), ce qui garde les appels rapides et privés. Le serveur de Goooy aide seulement les participants à se trouver, il ne se place pas au milieu de vos flux.

Les réunions fonctionnent au mieux sur un navigateur de bureau moderne. Pour les réseaux plus grands ou plus difficiles, votre administrateur peut configurer des serveurs relais pour que les appels se connectent de façon fiable même derrière des pare-feu stricts.

Office (documents et feuilles de calcul)

Créez et coéditez des documents et des feuilles de calcul ensemble, en direct, dans votre navigateur. Vous verrez les modifications des uns et des autres à mesure qu’elles sont saisies, sans conflits du type « qui a le fichier ouvert ? ».

Vous pouvez travailler avec les documents Office de deux façons, toutes deux sur le même fichier sous-jacent :

1. Dans votre navigateur (par défaut) : l’éditeur en temps réel intégré de Goooy. Ouvrez un document ou une feuille de calcul et commencez à taper ; tous ceux qui éditent voient les modifications instantanément, et votre travail est enregistré automatiquement. Les feuilles de calcul gèrent les formules en direct (y compris les références entre feuilles), plusieurs feuilles, la mise en forme conditionnelle, « mettre en forme en tant que tableau », les filtres et les graphiques.
2. Word et Excel natifs (si activé) : ouvrez un document directement dans le Microsoft Word ou Excel de bureau que vous avez déjà installé, modifiez-le là, et enregistrez-le directement dans Goooy.

Les documents sont importés et exportés dans des formats standard (les mêmes formats .docx / .xlsx et OpenDocument qu’utilisent les autres suites bureautiques), pour que rien ne soit verrouillé.

Les documents Office sont stockés dans votre espace Fichiers, ils sont donc versionnés et partageables comme n’importe quel autre fichier.

Connecter vos appareils

Goooy parle les protocoles standard que vos applications mobiles et de bureau connaissent déjà, pour que vous n’ayez pas à vivre dans le navigateur. Les adresses de serveur exactes pour votre organisation viennent de votre administrateur (ou sont renseignées automatiquement, voir Configuration automatique ci-dessous), mais voici ce qu’utilise chaque application.

Configuration automatique (Autodiscover / autoconfig)

De nombreux clients peuvent se configurer eux-mêmes à partir de votre seule adresse e-mail et de votre mot de passe :

• Outlook et les applications mobiles de messagerie utilisent Autodiscover.
• Thunderbird utilise autoconfig.

Saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe et le client récupère les bons paramètres pour vous. Si un client demande des paramètres manuels, utilisez les protocoles ci-dessous.

Courrier (IMAP / POP3 / SMTP)

Lorsque votre organisation exécute le serveur de messagerie complet, vous pouvez utiliser n’importe quelle application de messagerie (Apple Mail, Outlook, Thunderbird, ou la messagerie intégrée de votre téléphone) avec IMAP (ou POP3) standard pour recevoir et SMTP pour envoyer. Connectez-vous avec votre adresse e-mail complète et votre mot de passe Goooy.

Calendrier (CalDAV) et Contacts (CardDAV)

• Ajoutez votre calendrier à Apple Calendar, Thunderbird ou votre téléphone via CalDAV.
• Ajoutez votre carnet d’adresses via CardDAV.

Les deux utilisent votre adresse e-mail et votre mot de passe, et ils se synchronisent dans les deux sens. Les modifications que vous faites sur votre téléphone apparaissent dans Goooy et vice-versa.

Téléphones (Exchange ActiveSync)

Goooy prend en charge Exchange ActiveSync (EAS) pour le courrier, le calendrier et les contacts sur mobile dans un seul compte. Sur iOS, les applications intégrées Mail / Calendar / Contacts fonctionnent bien avec un compte Exchange pointé vers Goooy.

Une remarque sur l’application mobile Outlook : l’application Outlook pour iOS/Android nécessite un type de connexion différent que Goooy n’offre pas pour ActiveSync. Sur iPhone/iPad, utilisez plutôt l’application Apple Mail intégrée. Elle se connecte proprement à Goooy.

Outlook natif pour Windows

Goooy prend aussi en charge Outlook pour Windows de bureau qui se connecte via son protocole natif, pour que les utilisateurs Windows puissent conserver l’Outlook qu’ils connaissent.

Conseils et bonnes habitudes

• Activez la 2FA. C’est la meilleure chose que vous puissiez faire pour protéger votre compte.
• Archivez, ne supprimez pas. Le courrier archivé reste consultable mais hors de votre chemin.
• Faites d’un e-mail une tâche plutôt que de le laisser dans votre boîte de réception comme rappel.
• Utilisez les disponibilités avant de proposer des créneaux de réunion pour éviter les allers-retours.
• Protégez par mot de passe et faites expirer les liens de partage lorsque vous envoyez des fichiers en dehors de l’entreprise.
• Coéditez au lieu d’envoyer des pièces jointes. Ouvrez le document dans Office et partagez le lien ; tout le monde a toujours la dernière version.

Obtenir de l’aide

Si quelque chose ne fonctionne pas (vous ne pouvez pas vous connecter, un appareil ne se connecte pas, ou une fonctionnalité manque), l’administrateur de votre organisation gère votre compte Goooy et peut vous aider. Il peut réinitialiser l’accès, vérifier l’enrôlement de votre appareil et confirmer les paramètres de serveur pour vos applications de courrier, de calendrier et de contacts.