Guida utente di Goooy

La tua guida completa all’uso di Goooy: email, calendario, contatti, attività, note, chat, file, videoriunioni e modifica dei documenti in tempo reale, tutto dietro un unico accesso.

Goooy è una suite groupware: un unico posto per tutto ciò che serve a un team per comunicare e collaborare. Se hai usato Outlook sul web o Microsoft 365, Goooy ti risulterà immediatamente familiare: una barra della suite in alto, una barra verticale delle app lungo il bordo sinistro e l’app corrente che occupa il resto dello schermo. Questa guida illustra ogni app dal punto di vista dell’uso quotidiano.

Nuovo su Goooy? Inizia da Per iniziare.
Cerchi qualcosa di specifico? Vai direttamente a Posta, Calendario, Contatti, Attività, Note, Chat, File, Riunioni o Office.
Stai configurando un’app per telefono o desktop? Vedi Collega i tuoi dispositivi.

Per iniziare

Accesso

Apri Goooy nel tuo browser e accedi con il tuo indirizzo email e la tua password. Il tuo indirizzo è la tua email completa (per esempio you@yourcompany.com), lo stesso indirizzo che userai per la posta, per gli inviti al calendario e per collegare le app native.

Se la tua organizzazione utilizza il single sign-on (SSO), potresti essere reindirizzato all’identity provider della tua azienda (lo stesso accesso che usi per le altre app aziendali). Dopo esserti autenticato lì, torni su Goooy già connesso, senza bisogno di una password Goooy separata.

La tua sessione resta attiva su quel browser e si aggiorna automaticamente in background, così non verrai disconnesso mentre lavori. Usa Esci dalla barra della suite per terminare la sessione su un computer condiviso.

Autenticazione a due fattori (2FA)

Puoi proteggere il tuo account con un codice monouso a tempo generato da un’app di autenticazione (Google Authenticator, 1Password, Authy e simili).

Apri il tuo profilo / le impostazioni di sicurezza e scegli Configura l’autenticazione a due fattori.
Scansiona il codice QR con la tua app di autenticazione.
Inserisci il codice a 6 cifre che mostra per confermare.
Salva i tuoi codici di recupero in un luogo sicuro. Vengono mostrati una sola volta e ti permettono di rientrare se perdi il telefono.

Da quel momento, l’accesso richiede la tua password e poi il codice a 6 cifre corrente. Se la tua organizzazione richiede la 2FA, Goooy ti guiderà in questa configurazione al primo accesso e non ti farà entrare nell’app finché non l’avrai completata.

Orientarsi nell’interfaccia

Barra della suite (in alto): ricerca, menu del tuo account, disconnessione.
Barra delle app (a sinistra): passa tra Posta, Calendario, Contatti, Attività, Note, Chat, File, Riunioni e Office. L’app in cui ti trovi è evidenziata.
Area principale: l’app corrente. La maggior parte delle app usa un layout elenco-dettaglio. Seleziona qualcosa a sinistra e visualizzalo a destra.

Posta

Posta di Goooy è un client webmail completo con un classico layout a tre riquadri: l’elenco delle cartelle, l’elenco dei messaggi e il riquadro di lettura.

Leggere la posta

Seleziona una cartella (Posta in arrivo, Inviata, Bozze, Indesiderata, Archivio, Cestino o qualsiasi cartella che hai creato) per vederne i messaggi.
Fai clic su un messaggio per leggerlo nel riquadro di lettura. Goooy mostra il mittente, i destinatari, la data, il corpo del messaggio ed eventuali allegati.
Le email in HTML vengono sanificate per sicurezza prima di essere visualizzate. Gli script di tracciamento e il markup pericoloso vengono rimossi, così la semplice apertura di un messaggio non può eseguire nulla di dannoso. Le immagini remote sono gestite in modo prudente per tutelare la tua privacy.

Comporre, rispondere e inoltrare

Nuovo messaggio apre l’editor. Aggiungi i destinatari in A / Cc / Ccn, un oggetto e il tuo messaggio, poi Invia.
Rispondi, Rispondi a tutti e Inoltra sono presenti su ogni messaggio aperto e mantengono citato il thread originale.
Allega file dal tuo computer. Gli allegati vengono archiviati in modo sicuro e viaggiano insieme al messaggio.
Non hai finito? Il tuo lavoro viene salvato nelle Bozze, così puoi riprenderlo più tardi.

La finestra di scrittura si apre sopra la posta, così l’elenco che stavi leggendo resta dov’era.

Organizzare la posta in arrivo

Sposta i messaggi tra le cartelle o crea le tue cartelle per archiviare gli elementi. (Alcune cartelle note (Posta in arrivo, Inviata, Bozze, Indesiderata, Cestino) sono protette per non poter essere rinominate o eliminate accidentalmente.)
Contrassegna i messaggi importanti e segnali come letti/da leggere.
Archivia rimuove un messaggio dalla Posta in arrivo senza eliminarlo. Rimane comunque interamente ricercabile.
Elimina sposta un messaggio nel Cestino.

Ricerca

La ricerca full-text trova i messaggi per mittente, oggetto o qualsiasi contenuto del corpo. Usala dalla casella di ricerca per ritrovare in pochi secondi quell’unica email di mesi fa.

Posta indesiderata e spam

La posta in arrivo viene automaticamente valutata come spam al momento della ricezione, e ciò che è probabilmente indesiderato viene archiviato nella cartella Indesiderata, così resta fuori dalla Posta in arrivo. Se qualcosa di legittimo finisce in Indesiderata, riportalo nella Posta in arrivo; se dello spam sfugge, spostalo in Indesiderata.

Trasformare un’email in un’attività

Vedi “Email → attività” nella sezione Attività. Qualsiasi messaggio può diventare un’attività in un solo passaggio, così un’azione da svolgere non si perde mai nella posta in arrivo.

Calendario

L’app Calendario mostra la tua agenda in una vista mensile con un editor di eventi per crearli e modificarli.

La vista settimanale. Elenco, Giorno, Settimana lavorativa, Settimana e Mese sono a un clic nella barra multifunzione.

Creare e modificare eventi

Fai clic su un giorno (o su Nuovo evento) per crearne uno. Assegnagli un titolo, un orario di inizio e di fine, una posizione facoltativa e delle note.
Apri un evento esistente per modificarlo o eliminarlo.

Eventi ricorrenti

Goooy supporta regole di ricorrenza complete (lo stesso standard iCalendar RRULE usato da Outlook e Google Calendar): giornaliera, settimanale, mensile, annuale, “ogni secondo martedì” e così via. Impostala una volta e la serie riempie automaticamente il tuo calendario.

Invitare persone e disponibilità (free/busy)

Aggiungi partecipanti a un evento e verranno invitati.
I partecipanti possono rispondere (accetta / rifiuta / con riserva) e vedrai le loro risposte sull’evento.
La disponibilità (free/busy) ti permette di vedere quando le persone sono libere prima di scegliere un orario, così non devi indovinare tra le riunioni già in calendario di tutti.

Condividere e importare calendari

Esporta gli eventi come file standard iCalendar (.ics) da condividere con chiunque, oppure importa un .ics per aggiungere eventi.
Il tuo calendario è disponibile anche tramite CalDAV, così Apple Calendar, Thunderbird e i telefoni possono abbonarvisi direttamente. Vedi Collega i tuoi dispositivi.

Contatti

Una rubrica a due riquadri: i tuoi contatti a sinistra, i dettagli del contatto selezionato a destra.

Crea, modifica ed elimina i contatti con nomi, più indirizzi email e numeri di telefono, organizzazione e altro ancora.
Organizza le persone in gruppi.
Cerca in tutti i tuoi contatti.
Importa ed esporta vCard (.vcf) per trasferire i contatti in entrata e in uscita, o per farne un backup.
La Global Address List (GAL) è la rubrica condivisa della tua organizzazione. Trova i recapiti di qualsiasi collega senza doverlo aggiungere manualmente.
I contatti si sincronizzano con telefoni e app desktop tramite CardDAV (vedi Collega i tuoi dispositivi).

Una scheda contatto, con posta e chat a portata di clic.

Attività

Tieni traccia di tutto ciò che devi fare, con tutta la struttura che preferisci, poca o tanta.

Ogni attività ha uno stato, una priorità, una percentuale di completamento e una data di scadenza facoltativa.
Le attività ricorrenti avanzano automaticamente all’occorrenza successiva quando le completi, perfette per “inviare il foglio ore ogni venerdì”.

L’elenco delle attività per data. Le attività concluse si raggruppano in fondo.

Da un’email

Trasforma qualsiasi email in un’attività in un solo passaggio (“email → attività”). L’attività mantiene un collegamento al messaggio originale, così il contesto non va mai perso. È il modo più rapido per assicurarti che un’azione sepolta nella posta in arrivo venga effettivamente svolta.

Note

Le Note sono foglietti adesivi rapidi e colorati per le cose che non trovano posto altrove: un numero di telefono, un’idea, un frammento di testo. Crea una nota, assegnale un colore per tenere tutto ordinato a colpo d’occhio, ed è lì ogni volta che ti serve.

Chat

Messaggistica in tempo reale per il tuo team, integrata direttamente nella suite.

Messaggi diretti per conversazioni uno a uno e canali di gruppo per team o argomenti.
Vedi chi è online (presenza) e quando qualcuno sta scrivendo.
Viene conservata l’intera cronologia dei messaggi, così puoi scorrere all’indietro o cercare ciò che è stato detto.

Un canale: l’argomento nell’intestazione, i tuoi messaggi a destra.

Poiché la chat è in tempo reale, i messaggi appaiono all’istante per tutti i partecipanti alla conversazione, senza bisogno di aggiornare la pagina.

File

Il tuo drive cloud personale e condiviso, con controllo delle versioni e condivisione sicura.

Organizzare i file

Carica i file e organizzali in cartelle.
Sposta, rinomina ed elimina man mano che il tuo drive cresce.
Cerca per trovare un file per nome.

Controllo delle versioni

Ogni volta che carichi una nuova copia di un file, Goooy conserva automaticamente le versioni precedenti. Se hai bisogno di tornare a una bozza precedente, la cronologia è lì.

Condividere con persone esterne a Goooy

Crea un link di condivisione pubblico per qualsiasi file da inviare a chi non ha un account Goooy. Per mantenere il controllo, puoi:

Proteggere il link con una password.
Impostare una data di scadenza, così il link smette di funzionare dopo un certo tempo.

Commenti

Lascia commenti sui file per discuterne con i collaboratori senza inviare un’email a parte.

Suggerimento: anche i documenti Office risiedono nel tuo drive File. Vedi Office.

Chiedere una firma

Fai clic destro su un PDF e scegli Richiedi firme per mandarlo alla firma. Aggiungi i firmatari con il loro indirizzo e-mail (non serve un account Goooy), scrivi un messaggio breve e decidi se firmano in parallelo o in un ordine stabilito.

Ogni firmatario riceve un link privato, esamina il documento nel browser e firma disegnando o digitando. Quando firma l’ultimo, Goooy imprime tutte le firme nel PDF, aggiunge un certificato di completamento con chi ha firmato, quando e da dove, e archivia la copia finita nel tuo archivio come ” (firmato).pdf”. File ▸ Firme tiene traccia di ciò che hai inviato e di ciò che aspetta te, con i pulsanti per sollecitare o annullare.

Helpdesk

Se il tuo team risponde a un indirizzo condiviso come support@, info@ o vendite@, l’app Helpdesk trasforma quella casella condivisa in una coda. Sotto resta la stessa casella, quindi tutto quello che ci fai già continua a funzionare.

Un ticket nella coda condivisa. Stato, responsabile e i tempi di risposta stanno sopra la conversazione.

I ticket

Ogni messaggio in arrivo diventa un ticket con una chiave tipo TCK-42, un responsabile, uno stato e una priorità. Aprendolo trovi l’intera conversazione, i ticket precedenti di quel cliente e la cronologia di chi ha cambiato cosa.

Assegna il ticket a te o a un collega: comparirà nella sua coda.
Lo stato passa da aperto a in attesa a risolto; i ticket fermi si chiudono da soli se la coda è configurata così.
Le etichette raggruppano i ticket per prodotto, cliente o qualsiasi altro criterio.

Rispondere senza sovrapporsi

Finché hai un ticket aperto, chiunque altro lo stia guardando ti vede lì, e tu vedi loro. Se un collega inizia a scrivere una risposta, lo scopri prima di mandare una seconda risposta allo stesso cliente.

Le risposte predefinite sono modelli condivisi: ne scegli una, sistemi i dettagli e invii. La risposta parte dall’indirizzo condiviso con la chiave del ticket nell’oggetto, così la replica del cliente torna sullo stesso ticket invece di aprirne uno nuovo.

Livelli di servizio

Ogni coda ha un obiettivo di prima risposta e uno di risoluzione misurati in ore lavorative, così un ticket arrivato venerdì sera non è già in ritardo lunedì mattina. I ticket vicini all’obiettivo vengono evidenziati e ogni sforamento resta nella cronologia del ticket.

Riunioni (videoriunioni)

Videoriunioni basate su browser, senza plugin o app da installare.

Avvia o partecipa a una riunione direttamente dal tuo browser.
Fotocamera e microfono per tutti i presenti, più la condivisione dello schermo per presentare il tuo schermo.
Chat durante la riunione per link e commenti a margine.

Il tuo audio e video viaggiano direttamente tra i partecipanti ove possibile (peer-to-peer), il che mantiene le chiamate veloci e private. Il server di Goooy aiuta soltanto i partecipanti a trovarsi, non si frappone tra i tuoi flussi multimediali.

Le riunioni funzionano al meglio su un browser desktop moderno. Per reti più grandi o complesse, il tuo amministratore può configurare server di inoltro affinché le chiamate si colleghino in modo affidabile anche dietro firewall restrittivi.

Office (documenti e fogli di calcolo)

Crea e modifica insieme, in tempo reale, documenti e fogli di calcolo nel tuo browser. Vedrai le modifiche degli altri mentre digitano, senza conflitti del tipo “chi ha aperto il file?”.

Un documento nell’editor. Il badge nell’angolo indica il collegamento in tempo reale condiviso da tutti i coautori.

Puoi lavorare sui documenti Office in due modi, entrambi sullo stesso file sottostante:

Nel tuo browser (predefinito): l’editor in tempo reale integrato di Goooy. Apri un documento o un foglio di calcolo e inizia a digitare; chiunque stia modificando vede le modifiche all’istante e il tuo lavoro viene salvato automaticamente. I fogli di calcolo gestiscono formule dinamiche (compresi i riferimenti tra fogli), fogli multipli, formattazione condizionale, “formatta come tabella”, filtri e grafici.
Word ed Excel nativi (se abilitati): apri un documento direttamente nel Microsoft Word o Excel desktop che hai già installato, modificalo lì e salvalo direttamente su Goooy.

I documenti vengono importati ed esportati in formati standard (gli stessi formati .docx / .xlsx e OpenDocument usati dalle altre suite per ufficio), così nulla resta vincolato.

I documenti Office sono archiviati nel tuo drive File, quindi sono versionati e condivisibili come qualsiasi altro file.

Collega i tuoi dispositivi

Goooy parla i protocolli standard che le app del tuo telefono e del desktop già conoscono, così non devi vivere nel browser. Gli indirizzi esatti dei server per la tua organizzazione ti vengono forniti dal tuo amministratore (o vengono compilati automaticamente, vedi Configurazione automatica più avanti), ma ecco cosa usa ciascuna app.

Configurazione automatica (Autodiscover / autoconfig)

Molti client possono configurarsi da soli usando solo il tuo indirizzo email e la tua password:

Outlook e le app di posta per dispositivi mobili usano Autodiscover.
Thunderbird usa autoconfig.

Inserisci il tuo indirizzo email e la tua password e il client recupera automaticamente le impostazioni corrette. Se un client richiede le impostazioni manuali, usa i protocolli qui sotto.

Posta (IMAP / POP3 / SMTP)

Quando la tua organizzazione esegue il server di posta completo, puoi usare qualsiasi app di posta (Apple Mail, Outlook, Thunderbird o la posta integrata del tuo telefono) con lo standard IMAP (o POP3) per la ricezione e SMTP per l’invio. Accedi con il tuo indirizzo email completo e la tua password Goooy.

Calendario (CalDAV) e Contatti (CardDAV)

Aggiungi il tuo calendario ad Apple Calendar, Thunderbird o al tuo telefono tramite CalDAV.
Aggiungi la tua rubrica tramite CardDAV.

Entrambi usano il tuo indirizzo email e la tua password e si sincronizzano in entrambe le direzioni. Le modifiche che fai sul telefono compaiono in Goooy e viceversa.

Telefoni (Exchange ActiveSync)

Goooy supporta Exchange ActiveSync (EAS) per posta, calendario e contatti su dispositivi mobili in un unico account. Su iOS, le app integrate Mail / Calendar / Contacts funzionano bene con un account Exchange puntato su Goooy.

Una nota sull’app Outlook per dispositivi mobili: l’app Outlook per iOS/Android richiede un tipo di accesso diverso che Goooy non offre per ActiveSync. Su iPhone/iPad, usa invece l’app Apple Mail integrata. Si collega a Goooy senza problemi.

Outlook nativo per Windows

Goooy supporta anche il collegamento di Outlook per Windows desktop tramite il suo protocollo nativo, così gli utenti Windows possono mantenere l’Outlook che conoscono.

Consigli e buone abitudini

Attiva la 2FA. È la cosa migliore in assoluto che puoi fare per proteggere il tuo account.
Archivia, non eliminare. La posta archiviata resta ricercabile ma non ti intralcia.
Trasforma un’email in un’attività invece di lasciarla nella posta in arrivo come promemoria.
Usa la disponibilità (free/busy) prima di proporre gli orari delle riunioni per evitare il continuo scambio di messaggi.
Proteggi con password e imposta una scadenza sui link di condivisione quando invii file all’esterno dell’azienda.
Modifica in collaborazione invece di inviare allegati via email. Apri il documento in Office e condividi il link; tutti hanno sempre la versione più recente.

Ottenere aiuto

Se qualcosa non funziona (non riesci ad accedere, un dispositivo non si collega o manca una funzionalità), l’amministratore della tua organizzazione gestisce il tuo account Goooy e può aiutarti. Può reimpostare l’accesso, verificare la registrazione del tuo dispositivo e confermare le impostazioni del server per le tue app di posta, calendario e contatti.