Goooy Benutzerhandbuch

Ihr vollständiger Leitfaden für die Nutzung von Goooy: E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben, Notizen, Chat, Dateien, Videobesprechungen und die Live-Bearbeitung von Dokumenten, alles hinter einem einzigen Login.

Goooy ist eine Groupware-Suite: ein Ort für alles, was ein Team zum Kommunizieren und Zusammenarbeiten braucht. Wenn Sie Outlook im Web oder Microsoft 365 genutzt haben, wird Ihnen Goooy sofort vertraut vorkommen: eine Suite-Leiste oben, eine vertikale App-Leiste am linken Rand und Ihre aktuelle App, die den Rest des Bildschirms ausfüllt. Dieses Handbuch führt aus Sicht der täglichen Nutzung durch jede App.

Neu bei Goooy? Beginnen Sie mit Erste Schritte.
Suchen Sie etwas Bestimmtes? Springen Sie direkt zu E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben, Notizen, Chat, Dateien, Besprechung oder Office.
Richten Sie eine App auf dem Smartphone oder Desktop ein? Siehe Ihre Geräte verbinden.

Erste Schritte

Anmelden

Öffnen Sie Goooy in Ihrem Browser und melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort an. Ihre Adresse ist Ihre vollständige E-Mail-Adresse (zum Beispiel you@yourcompany.com), dieselbe Adresse, die Sie für E-Mail, Ihre Kalendereinladungen und die Verbindung nativer Apps verwenden.

Wenn Ihre Organisation Single Sign-on (SSO) verwendet, werden Sie möglicherweise zum Identitätsanbieter Ihres Unternehmens weitergeleitet (dieselbe Anmeldung, die Sie für andere Unternehmens-Apps nutzen). Nachdem Sie sich dort authentifiziert haben, kehren Sie bereits angemeldet zu Goooy zurück, ganz ohne separates Goooy-Passwort.

Ihre Sitzung bleibt in diesem Browser angemeldet und erneuert sich still im Hintergrund, sodass Sie nicht mitten in einer Aufgabe abgemeldet werden. Nutzen Sie Abmelden in der Suite-Leiste, um die Sitzung auf einem gemeinsam genutzten Computer zu beenden.

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Sie können Ihr Konto mit einem zeitbasierten Einmalcode aus einer Authenticator-App schützen (Google Authenticator, 1Password, Authy und ähnliche).

Öffnen Sie Ihre Profil-/Sicherheitseinstellungen und wählen Sie Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten.
Scannen Sie den QR-Code mit Ihrer Authenticator-App.
Geben Sie zur Bestätigung den angezeigten 6-stelligen Code ein.
Bewahren Sie Ihre Wiederherstellungscodes an einem sicheren Ort auf. Sie werden nur einmal angezeigt und lassen Sie wieder hinein, falls Sie Ihr Smartphone verlieren.

Danach werden bei der Anmeldung Ihr Passwort und anschließend der aktuelle 6-stellige Code abgefragt. Wenn Ihre Organisation 2FA verlangt, führt Goooy Sie bei der ersten Anmeldung durch diese Einrichtung und lässt Sie erst dann in die App, wenn sie abgeschlossen ist.

Sich zurechtfinden

Suite-Leiste (oben): Suche, Ihr Kontomenü, Abmelden.
App-Leiste (links): Wechseln Sie zwischen E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben, Notizen, Chat, Dateien, Besprechung und Office. Die App, in der Sie sich befinden, ist hervorgehoben.
Hauptbereich: die aktuelle App. Die meisten Apps verwenden ein Listen-und-Detail-Layout. Wählen Sie links etwas aus und sehen Sie es rechts.

Der Posteingang: links die Ordner, in der Mitte die Nachrichtenliste, rechts die ausgewählte Nachricht.

E-Mail

Goooy Mail ist ein vollwertiger Webmail-Client mit einem klassischen Drei-Fenster-Layout: Ihre Ordnerliste, die Nachrichtenliste und der Lesebereich.

E-Mails lesen

Wählen Sie einen Ordner (Posteingang, Gesendet, Entwürfe, Junk, Archiv, Papierkorb oder jeden von Ihnen erstellten Ordner), um dessen Nachrichten zu sehen.
Klicken Sie auf eine Nachricht, um sie im Lesebereich zu lesen. Goooy zeigt Absender, Empfänger, Datum, den Nachrichtentext und etwaige Anhänge an.
HTML-E-Mails werden vor der Anzeige aus Sicherheitsgründen bereinigt. Tracking-Skripte und gefährliches Markup werden entfernt, sodass das bloße Öffnen einer Nachricht nichts Schädliches ausführen kann. Externe Bilder werden zum Schutz Ihrer Privatsphäre zurückhaltend behandelt.

Verfassen, Antworten und Weiterleiten

Neue Nachricht öffnet den Editor. Fügen Sie Empfänger in An / Cc / Bcc, einen Betreff und Ihre Nachricht hinzu und klicken Sie dann auf Senden.
Antworten, Allen antworten und Weiterleiten stehen bei jeder geöffneten Nachricht zur Verfügung und behalten den ursprünglichen Verlauf als Zitat bei.
Hängen Sie Dateien von Ihrem Computer an. Anhänge werden sicher gespeichert und begleiten die Nachricht.
Noch nicht fertig? Ihre Arbeit wird in Entwürfe gespeichert, sodass Sie sie später fortsetzen können.

Das Verfassen-Fenster öffnet sich über dem Postfach, sodass die Liste an ihrer Stelle bleibt.

Ihren Posteingang organisieren

Verschieben Sie Nachrichten zwischen Ordnern oder erstellen Sie eigene Ordner zur Ablage. (Einige bekannte Ordner (Posteingang, Gesendet, Entwürfe, Junk, Papierkorb) sind geschützt, damit sie nicht versehentlich umbenannt oder gelöscht werden können.)
Kennzeichnen Sie wichtige Nachrichten und setzen Sie Nachrichten auf gelesen/ungelesen.
Archivieren räumt eine Nachricht aus dem Posteingang, ohne sie zu löschen. Sie bleibt vollständig durchsuchbar.
Löschen verschiebt eine Nachricht in den Papierkorb.

Suche

Die Volltextsuche findet Nachrichten nach Absender, Betreff oder beliebigem Inhalt im Nachrichtentext. Nutzen Sie sie über das Suchfeld, um jene eine E-Mail von vor Monaten in Sekunden hervorzuholen.

Junk und Spam

Eingehende E-Mails werden bei Ankunft automatisch auf Spam bewertet, und wahrscheinlicher Junk wird in Ihren Junk-Ordner einsortiert, damit er aus Ihrem Posteingang bleibt. Landet etwas Legitimes im Junk, verschieben Sie es zurück in den Posteingang; rutscht Junk durch, verschieben Sie ihn nach Junk.

Eine E-Mail in eine Aufgabe verwandeln

Siehe „E-Mail → Aufgabe” im Abschnitt Aufgaben. Jede Nachricht kann in einem Schritt zu einer To-do werden, sodass eine Aufgabe nie im Posteingang verloren geht.

Kalender

Die Kalender-App zeigt Ihren Terminplan in einer Monatsansicht, mit einem Termin-Editor zum Erstellen und Ändern von Terminen.

Die Wochenansicht. Liste, Tag, Arbeitswoche, Woche und Monat liegen im Menüband einen Klick auseinander.

Termine erstellen und bearbeiten

Klicken Sie auf einen Tag (oder auf Neuer Termin), um einen zu erstellen. Geben Sie ihm einen Titel, eine Start- und Endzeit, einen optionalen Ort und Notizen.
Öffnen Sie einen bestehenden Termin, um ihn zu bearbeiten oder zu löschen.

Wiederkehrende Termine

Goooy unterstützt vollständige Wiederholungsregeln (denselben iCalendar-RRULE-Standard, den Outlook und Google Calendar verwenden): täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich, „jeden zweiten Dienstag” und so weiter. Einmal festgelegt, füllt die Serie Ihren Kalender automatisch.

Personen einladen und Frei/Gebucht

Fügen Sie einem Termin Teilnehmer hinzu, und sie werden eingeladen.
Teilnehmer können antworten (zusagen / absagen / vorläufig), und Sie sehen ihre Antworten am Termin.
Frei/Gebucht zeigt Ihnen, wann Personen verfügbar sind, bevor Sie eine Zeit wählen, sodass Sie nicht um die bestehenden Termine aller herum raten müssen.

Kalender teilen und importieren

Exportieren Sie Termine als standardisierte iCalendar (.ics)-Dateien, um sie mit beliebigen Personen zu teilen, oder importieren Sie eine .ics, um Termine einzuspielen.
Ihr Kalender ist außerdem über CalDAV verfügbar, sodass Apple Calendar, Thunderbird und Smartphones ihn direkt abonnieren können. Siehe Ihre Geräte verbinden.

Kontakte

Ein zweigeteiltes Adressbuch: Ihre Kontakte links, die Details des ausgewählten Kontakts rechts.

Erstellen, bearbeiten und löschen Sie Kontakte mit Namen, mehreren E-Mail-Adressen und Telefonnummern, Organisation und mehr.
Organisieren Sie Personen in Gruppen.
Durchsuchen Sie all Ihre Kontakte.
Importieren und exportieren Sie vCards (.vcf), um Kontakte ein- und auszuspielen oder zu sichern.
Die Globale Adressliste (GAL) ist das gemeinsame Verzeichnis Ihrer Organisation. Finden Sie die Kontaktdaten jeder Kollegin und jedes Kollegen, ohne sie selbst hinzufügen zu müssen.
Kontakte werden über CardDAV mit Smartphones und Desktop-Apps synchronisiert (siehe Ihre Geräte verbinden).

Eine Kontaktkarte. E-Mail und Chat sind einen Klick entfernt.

Aufgaben

Behalten Sie den Überblick über alles, was Sie erledigen müssen, mit so viel oder so wenig Struktur, wie Sie möchten.

Jede Aufgabe hat einen Status, eine Priorität, einen Fertigstellungsgrad in Prozent und ein optionales Fälligkeitsdatum.
Wiederkehrende Aufgaben rücken automatisch zu ihrem nächsten Termin vor, wenn Sie sie abschließen, perfekt für „jeden Freitag die Zeiterfassung einreichen”.

Die Aufgabenliste nach Datum. Erledigte Aufgaben rücken zusammen ans Ende.

Aus einer E-Mail

Verwandeln Sie jede E-Mail in einem Schritt in eine Aufgabe („E-Mail → Aufgabe”). Die Aufgabe behält einen Link zurück zur ursprünglichen Nachricht, sodass der Kontext nie verloren geht. Das ist der schnellste Weg, um sicherzustellen, dass eine im Posteingang vergrabene Aufgabe auch wirklich erledigt wird.

Notizen

Notizen sind schnelle, bunte Haftnotizen für Dinge, die nirgendwo sonst hingehören: eine Telefonnummer, eine Idee, ein Textausschnitt. Erstellen Sie eine Notiz, geben Sie ihr eine Farbe, um alles optisch zu ordnen, und sie ist da, wann immer Sie sie brauchen.

Chat

Echtzeit-Messaging für Ihr Team, direkt in die Suite integriert.

Direktnachrichten für Einzelgespräche und Gruppenkanäle für Teams oder Themen.
Sehen Sie, wer online ist (Präsenz) und wann jemand tippt.
Der vollständige Nachrichtenverlauf bleibt erhalten, sodass Sie zurückscrollen oder nach Gesagtem suchen können.

Ein Kanal: das Thema in der Kopfzeile, die eigenen Nachrichten rechts.

Da Chat in Echtzeit läuft, erscheinen Nachrichten sofort bei allen im Gespräch, ohne Aktualisieren.

Dateien

Ihr persönliches und gemeinsames Cloud-Laufwerk, mit Versionierung und sicherer Freigabe.

Dateien organisieren

Laden Sie Dateien hoch und ordnen Sie sie in Ordnern an.
Verschieben, umbenennen und löschen Sie, während Ihr Laufwerk wächst.
Suchen Sie, um eine Datei anhand ihres Namens zu finden.

Versionierung

Jedes Mal, wenn Sie eine neue Kopie einer Datei hochladen, bewahrt Goooy automatisch die vorherigen Versionen auf. Wenn Sie zu einem früheren Entwurf zurückkehren müssen, ist der Verlauf vorhanden.

Mit Personen außerhalb von Goooy teilen

Erstellen Sie für jede Datei einen öffentlichen Freigabelink, um ihn an jemanden ohne Goooy-Konto zu senden. Zur Kontrolle können Sie:

den Link mit einem Passwort schützen.
ein Ablaufdatum festlegen, damit der Link nach einer Weile nicht mehr funktioniert.

Kommentare

Hinterlassen Sie Kommentare an Dateien, um sie mit Mitwirkenden zu besprechen, ohne eine separate E-Mail zu senden.

Tipp: Office-Dokumente liegen ebenfalls in Ihrem Dateien-Laufwerk. Siehe Office.

Um eine Unterschrift bitten

Rechtsklicken Sie ein PDF und wählen Sie Unterschriften anfordern, um es zur Unterschrift zu verschicken. Fügen Sie die Unterzeichnenden per E-Mail-Adresse hinzu (ein Goooy-Konto brauchen sie nicht), schreiben Sie eine kurze Nachricht und entscheiden Sie, ob parallel oder in einer festen Reihenfolge unterschrieben wird.

Jede Person erhält einen privaten Link, sieht sich das Dokument im Browser an und unterschreibt gezeichnet oder getippt. Sobald die letzte unterschrieben hat, stempelt Goooy alle Unterschriften in das PDF, ergänzt ein Abschlusszertifikat mit wer wann und von wo unterschrieben hat, und legt die fertige Fassung als ” (signiert).pdf” zurück in Ihre Ablage. Dateien ▸ Unterschriften zeigt, was Sie verschickt haben und was auf Sie wartet, mit Schaltflächen zum Erinnern und Zurückziehen.

Helpdesk

Wenn Ihr Team eine gemeinsame Adresse wie support@, info@ oder vertrieb@ beantwortet, macht die App Helpdesk aus diesem gemeinsamen Postfach eine Warteschlange. Darunter bleibt es dasselbe Postfach, alles, was Sie damit heute tun, funktioniert weiter.

Ein Ticket in der gemeinsamen Warteschlange. Status, Bearbeiter und die Reaktionsfristen stehen über dem Verlauf.

Tickets

Jede eingehende Nachricht wird zu einem Ticket mit einem Schlüssel wie TCK-42, einer zuständigen Person, einem Status und einer Priorität. Öffnen Sie eines, sehen Sie die ganze Konversation, die früheren Tickets dieser Kundin und die Historie, wer was geändert hat.

Zuweisen an sich selbst oder eine Kollegin; das Ticket erscheint in deren Warteschlange.
Status läuft von offen über wartend nach gelöst; ruhige Tickets schließen sich selbst, wenn die Warteschlange so eingestellt ist.
Schlagworte gruppieren Tickets nach Produkt, Kunde oder was Sie sonst sortieren.

Antworten ohne Kollisionen

Solange Sie ein Ticket geöffnet haben, sehen alle anderen, die es ebenfalls ansehen, dass Sie da sind, und Sie sehen sie. Beginnt jemand zu antworten, erfahren Sie es, bevor Sie derselben Kundin eine zweite Antwort schicken.

Textbausteine sind gemeinsame Vorlagen: auswählen, Details anpassen, abschicken. Ihre Antwort geht von der gemeinsamen Adresse hinaus, mit dem Ticketschlüssel im Betreff, damit die Rückmeldung wieder auf demselben Ticket landet statt ein neues zu eröffnen.

Service-Level

Jede Warteschlange hat ein Ziel für die Erstantwort und für die Lösung, gemessen in Geschäftsstunden, damit ein Ticket vom Freitagabend am Montagmorgen nicht schon überfällig ist. Tickets nahe am Ziel werden hervorgehoben, eine Überschreitung wird in der Ticket-Historie festgehalten.

Besprechung (Videobesprechungen)

Browserbasierte Videobesprechungen, kein Plugin und keine App zu installieren.

Starten Sie eine Besprechung oder treten Sie ihr bei – direkt aus Ihrem Browser.
Kamera und Mikrofon für alle im Raum sowie Bildschirmfreigabe, um Ihren Bildschirm zu präsentieren.
Chat während der Besprechung für Links und Randbemerkungen.

Ihr Audio und Video werden nach Möglichkeit direkt zwischen den Teilnehmern übertragen (Peer-to-Peer), was Anrufe schnell und privat hält. Goooys Server hilft den Teilnehmern nur, einander zu finden, er sitzt nicht mitten in Ihren Medien.

Besprechungen funktionieren am besten in einem modernen Desktop-Browser. Für größere oder anspruchsvollere Netzwerke kann Ihre Administratorin oder Ihr Administrator Relay-Server konfigurieren, sodass Anrufe auch hinter strengen Firewalls zuverlässig zustande kommen.

Office (Dokumente & Tabellen)

Erstellen und bearbeiten Sie Dokumente und Tabellen gemeinsam, live, in Ihrem Browser. Sie sehen die Änderungen der anderen beim Tippen, ohne „Wer hat die Datei offen?”-Konflikte.

Ein Dokument im Editor. Das Abzeichen in der Ecke zeigt die Live-Verbindung, die alle Mitautoren teilen.

Sie können auf zwei Arten mit Office-Dokumenten arbeiten, beide auf derselben zugrunde liegenden Datei:

In Ihrem Browser (Standard): Goooys integrierter Echtzeit-Editor. Öffnen Sie ein Dokument oder eine Tabelle und beginnen Sie zu tippen; alle Bearbeitenden sehen Änderungen sofort, und Ihre Arbeit wird automatisch gespeichert. Tabellen beherrschen Live-Formeln (einschließlich Verweisen über Tabellenblätter hinweg), mehrere Tabellenblätter, bedingte Formatierung, „als Tabelle formatieren”, Filter und Diagramme.
Natives Word und Excel (falls aktiviert): Öffnen Sie ein Dokument direkt im Desktop-Microsoft Word oder Excel, das Sie bereits installiert haben, bearbeiten Sie es dort und speichern Sie es direkt zurück nach Goooy.

Dokumente werden in Standardformaten importiert und exportiert (denselben .docx- / .xlsx- und OpenDocument-Formaten, die andere Office-Suiten verwenden), sodass nichts eingeschlossen ist.

Office-Dokumente werden in Ihrem Dateien-Laufwerk gespeichert, sodass sie wie jede andere Datei versioniert und teilbar sind.

Ihre Geräte verbinden

Goooy spricht die Standardprotokolle, die Ihre Smartphone- und Desktop-Apps bereits kennen, sodass Sie nicht im Browser leben müssen. Die genauen Serveradressen für Ihre Organisation erhalten Sie von Ihrer Administratorin oder Ihrem Administrator (oder sie werden automatisch ausgefüllt, siehe Automatische Einrichtung weiter unten), aber hier ist, was jede App verwendet.

Automatische Einrichtung (Autodiscover / autoconfig)

Viele Clients können sich allein aus Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort selbst konfigurieren:

Outlook und mobile Mail-Apps verwenden Autodiscover.
Thunderbird verwendet autoconfig.

Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein, und der Client ruft die richtigen Einstellungen für Sie ab. Fragt ein Client nach manuellen Einstellungen, verwenden Sie die untenstehenden Protokolle.

E-Mail (IMAP / POP3 / SMTP)

Wenn Ihre Organisation den vollständigen Mailserver betreibt, können Sie jede beliebige Mail-App (Apple Mail, Outlook, Thunderbird oder die integrierte Mail-App Ihres Smartphones) mit standardmäßigem IMAP (oder POP3) zum Empfangen und SMTP zum Senden verwenden. Melden Sie sich mit Ihrer vollständigen E-Mail-Adresse und Ihrem Goooy-Passwort an.

Kalender (CalDAV) und Kontakte (CardDAV)

Fügen Sie Ihren Kalender mit CalDAV zu Apple Calendar, Thunderbird oder Ihrem Smartphone hinzu.
Fügen Sie Ihr Adressbuch mit CardDAV hinzu.

Beide verwenden Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort und synchronisieren in beide Richtungen. Änderungen, die Sie auf Ihrem Smartphone vornehmen, erscheinen in Goooy und umgekehrt.

Smartphones (Exchange ActiveSync)

Goooy unterstützt Exchange ActiveSync (EAS) für mobile E-Mail, Kalender und Kontakte in einem Konto. Unter iOS funktionieren die integrierten Mail- / Calendar- / Contacts-Apps gut mit einem auf Goooy verweisenden Exchange-Konto.

Ein Hinweis zur mobilen Outlook-App: Die Outlook-App für iOS/Android erfordert eine andere Art der Anmeldung, die Goooy für ActiveSync nicht anbietet. Verwenden Sie auf iPhone/iPad stattdessen die integrierte Apple Mail-App. Sie verbindet sich sauber mit Goooy.

Natives Outlook für Windows

Goooy unterstützt außerdem das Desktop-Outlook für Windows, das sich über sein natives Protokoll verbindet, sodass Windows-Nutzer das ihnen vertraute Outlook behalten können.

Tipps & gute Gewohnheiten

Aktivieren Sie 2FA. Das ist das Beste, was Sie zum Schutz Ihres Kontos tun können.
Archivieren statt löschen. Archivierte E-Mails bleiben durchsuchbar, sind Ihnen aber nicht im Weg.
Machen Sie aus einer E-Mail eine Aufgabe, statt sie als Erinnerung im Posteingang liegen zu lassen.
Nutzen Sie Frei/Gebucht, bevor Sie Besprechungszeiten vorschlagen, um das Hin und Her zu vermeiden.
Schützen Sie Freigabelinks mit Passwort und Ablaufdatum, wenn Sie Dateien außerhalb des Unternehmens versenden.
Gemeinsam bearbeiten statt Anhänge per E-Mail zu versenden. Öffnen Sie das Dokument in Office und teilen Sie den Link; alle haben stets die neueste Version.

Hilfe erhalten

Wenn etwas nicht funktioniert (Sie können sich nicht anmelden, ein Gerät verbindet sich nicht oder eine Funktion fehlt), verwaltet die Administratorin oder der Administrator Ihrer Organisation Ihr Goooy-Konto und kann helfen. Sie können den Zugriff zurücksetzen, Ihre Geräteregistrierung prüfen und die Servereinstellungen für Ihre E-Mail-, Kalender- und Kontakte-Apps bestätigen.